تمهيـد
إن تطور نظم المعلومات جعل من مفهوم البيانات والمعلومات جزءاً أساسياً من موارد المنشأة، خاصة في ظل الظروف الديناميكية المتغيرة التي تواجهها المنشآت سواء في بيئتها الداخلية أو الخارجية. لقد أدى الاعتماد على السبق في المعرفة ضمن المنافسة الحادة إلى تغير قواعد اللعبة التنافسية بين الشركات والدول فأصبحت المنافسة تعتمد على عمل الإنسان نفسه في نظم المعلومات والمعرفة أكثر من اعتمادها على الموارد الرأسمالية التقليدية الأخرى، مما فرض على الشركات والدول شروطاً وآليات عمل مختلفة أكثر إرتباطاً بنظم المعلومات الإدارية.
نتناول في هذه الفصل تعريف النظام ومكونات النظام، وسنكتشف من خلال تناولنا لهذه الموضوعات العلاقة بين نظام المعلومات الإدارية ومعالجة البيانات، حيث ينبغي أن يكون لنظام المعلومات الادارية القدرة على دمج وتلخيص البيانات لانتاج معلومات مناسبة للإدارة.
1. نظم المعلومات المعتمدة على الحاسوب
Computer Based Information System
تعرف نظم المعلومات المعتمدة على الحاسوب بأنها استخدام الحواسيب في تجميع وتشغيل وتخزين ونشر المعلومات، ويلاحظ أن الحواسيب تتضمن المكونات المادية Hardware والبرمجيات Software والتي تعد بمثابة الأدوات التي تستخدم نظم المعلومات المعتمدة على الحاسوب.
1.1 تعريف نظم المعلومات من منظور إداري
تتعدد التعاريف الخاصة من حيث الألفاظ المستخدمة ولكنها تتفق من حيث المعنى.
ويشير التعريف الأول إلى أن النظام مجموعة من العناصر المرتبطة التي تعمل معاً لتحقيق هدف محدد.
والتعريف الثاني يعرف النظام بأنه عبارة عن مجموعة من الأجزاء التي تنتظم في شكل معقد لتحقيق هدف سبق تحديده.
والتعريف الثالث يشير الى أن النظام هو مجموعة من العناصر التي تتكامل مع غرض مشترك لتحقيق احدى الأهداف وتتفق المنظمة مثل المنشأة أو المجال الوظيفي على موارد سبق لنا تعريفها، تعمل تجاه تحقيق أهداف معينة يحددها ملاكها أو تحددها إدارتها.
وعادة يقول خبراء الإدارة أنه إذا رأى المدير منظمته كنظام فسوف يسهل هذا من عملية حل المشاكل ويزيد من فعالية الحلول.
هنالك أمثلة متعددة لنظم تبدأ من المثال الكامل للنظام النموذجي وهو جسم الانسان، فيمكن النظر للإنسان كنظام للكائن الحي المكون من مجموعة من الأجزاء ( نظام الدورة الدموية – نظام الدورة العصبية – نظام الدورة التنفسية – نظام الدورة الهضمية ... إلخ ). وتوجد بين هذه الأجزاء علاقات متكاملة ومترابطة ومعتمدة بعضها على البعض، وتعمل بكفاءة بهدف حفظ الحياة وأداء الجسم لوظائفة المختلفة وهنالك أمثلة لنظم طبيعية مثل نظم الانهار – نظم المجموعة الشمسية، أو نظم من صنع الإنسان كنظم التعليم ونظم الأعمال المختلفة ( فيمكن مثلاً النظر لنظام التعليم – جامعة السودان المفتوحة – مثلاً كنظام يتكون من مجموعة من الأجزاءهي الكليات المختلفة التي تنشأ بينها علاقات متبادلة تؤثر على بعضها البعض وتعمل كل واحدة في مجالها لتحقق الاهداف التي وضعتها الجامعة).
وأيضاً يمكن النظر إلى النظام الاقتصادي للدولة كنظام يتكون من عدة أجزاء كالمنشأة الصناعية والتجارية والهيئات المختلفة والاجهزة الحكومية والمستهلكين، وهناك تفاعل فيما بينها في محاولة لتحقيق النتائج المتوقعة.
ومن المفاهيم الهامة في مدخل النظم للإدارة مفهوم دورة الحياة Life Cycle كما تمر المشروعات بعدة مراحل ويطلق على تسلسل المراحل التي يمر بها المشروع من البداية وحتى النهاية والتي تتشابه بها جميع المشاريع أسم دورة حياة المشروع ( project Life Cycle ) .
وتوجد خلال دورة حياة المشروع طريقة لترتيب الامور بشكل منطقي من أجل زيادة المخرجات ويطلق على هذا النوع من الترتيب للانشطة اسم تطوير النظم ( System development cycle ).
كما يمكن القول بأن النظام هو عبارة عن تجمع عناصر معينة عن طريق ارتباطها ببعضها البعض من خلال شكل منظم من التأثير المتبادل أو الاعتماد المتبادل. فهو بمعنى آخر كل حيوي أو كل منظم.
وهذا المفهوم يمكن أن يطبق على أى نظام مفتوح Open system سواء أكان فرداً، أو منظمة، أو دولة... الخ الفرد عبارة عن تجمع لعدة نظم فرعية منها العقل، القلب، الأذرع، الرئتين. وهذه النظم الفرعية توجد فيها علاقات متبادلة وتوجد علاقة بين القلب والمخ وبين القلب والأعصاب، والأعصاب وأعضاء الجسم وتجد علاقات متبادلة وتأثيراً متبادلاً بين جميع النظم الفرعية لجسم الانسان وكذلك المنظمة تتكون من عدة نظم فرعية مثل الأفراد، مجموعات العمل، الدافع، الاتصالات، القيادة، الهيكل التنظيمي، الرقابة. وهذه النظم الفرعية تؤثر وتتأثر ببعضها البعض كما توجد علاقة بين نوع القيادة المناسب وبين الهيكل التنظيمي للمنظمة، وعلاقات الأفراد برئيسهم ودرجة القوة التي يمتلكها القائد أو الرئيس، كما توجد علاقة بين الدوافع وقيم طبيعة المجتمع الذي عاشوا فيه.
نظرية النظام الإداري الشامل
تتضمن العملية الإدارية جميع العمليات، مثل وضع الأهداف والتخطيط وتوظيف الموارد وتوجيه الموارد ثم تنظيمها والتنسيق والمتابعة والرقابة عليها بهدف مسايرة التنفيذ مع الخطة وقيادة هذه الأنشطة بشكل يحقق فعالية النظام الإداري وترجمة الأهداف إلى إنجازات فعلية (ممارسة وظائف الإدارة)، ولكن يحتاج المدير إلى أنظمة إدارية مساعدة بجانب تلك الوظائف في مجالات الاتصالات والمعلومات والقرارات وغيرها. والإنتاج الصناعي مثلاً يتضمن النقل والتخزين مثلاً، بالإضافة إلى عمليات التحويل التكنولوجي ذاتها والتسويق والتمويل والأفراد كما أن هذه النظرة المتكاملة إلى عملية إدارة الاعمال تؤدي إلى أهمية إعتبار العلاقات الترابطية بين افراد النظام ونوعية عمليات الاتصالات وتحديد نوع المؤثرات الخارجية على قرارات المشروع الاساسية ولكن لا زالت النظرة للعملية الادارية في عديد من المنظمات قاصره على الظروف الداخلية للمشروع.
2.1 التنظيم كوحدة لمعالجة البيانات
تشترك معظم التنظيمات تقريباً في سعيها للحصول على البيانات وتحليلها واتخاذ قراراتها بناءً على تفسير إداراتها للمعلومات الناتجة من هذه البيانات، وتحتاج معظم المنشآت إلى معرفة المعلومات من الأسواق والمبيعات والتكاليف، بالإضافة إلى هذه تحتاج المنشآت الصناعية الى معرفة المعلومات عن العملية الصناعية نفسها، فمثلاً تحتاج الى معرفة موقف المخزون، أوامر الشراء، وبيانات التصنيع الأساسي لأغراض الرقابة على الإنتاج، وكذا تواجه الأجهزة الحكومية متطلبات كبيرة لمعالجة البيانات عن متلقي خدمات تلك الأجهزة وتكلفة تأديتهم لها.
ويزداد هذا التنوع بازدياد حجم المنظمة وحجم العاملين بها وكلما ازداد هذا التنوع ازداد تعقد المشكلة الاساسية التي تواجه الإدارة. أي أن الحل لرفع مستوي الاداء في الاجزاء توجب تجزئة العمل التنظيمي في حين أن الحاجة لرفع مستوى الأداء في تحقيق الهدف الكلي توجب توحيد العمل وتوحيد التنظيم، والتعارض بين الحاجتين تفرضه حقائق الحياة والتوفيق بينهما هو أكثر مهام الإدارة صعوبة وأهمية في نفس الوقت.
2. عناصر النظام
على الرغم من أن النظم وجدت قبل وجود الإنسان ذاته إلا أن استخدام هذا المفهوم لم يستخدم في مجالات العلم إلا بعد عام 1939 ولقد كان أول استخدام لهذا المفهوم في مجال العلوم الطبيعية وبصفة خاصة علم الأحياء، ثم انتقل استخدام هذا المفهوم إلى مجال العلوم الاجتماعية ليصبح مدخلاً لدراسة العديد من الظواهر الاجتماعية بدلاً من إستخدام المدخل التحليلي.
فالمفهوم الخاص بالنظام يتيح دراسة الظواهر من خلال منهج شمولي يأخذ في الاعتبار العلاقات التي تريط بين الأفراد أو النظم الفرعية المكونة للنظام، وذلك بدلاً من دراسة الأجزاء المكونة للنظام على حده وبمعزل عن الأجزاء الأخرى. وهو ما يعرف بالمدخل التحليلي بناء على ذلك فإن مفهوم النظام يصلح للتطبيق والتطويع على الظواهر المختلفة في مجالات متعددة.
انطلاقاً من تعريف النظام يمكن تحديد العناصر التي يتضمنها النظام والتي تتضمن الأجزاء والعلاقات والبئية والأهداف والخصائص وغيرها.
ويلاحظ مما سبق أن التعريفات الخاصة بالنظام تتميز بالعمومية وبالتالي إمكانية تطبيقها على العديد من الظواهر في المجالات المعرفية المختلفة.
الخاتمة
تعرضنا في هذا الفصل الى التالي:
¨ النظام هو مجموعة من الأجزاء التي تتداخل العلاقات فيها بين بعضها البعض، وبينها وبين النظام الذى يضمها والتى يعتمد كل جزء منها مع الآخر في تحقيق الأهداف التي يسعى إليها هذا النظام الكلي.
¨ المعلومات هي البيانات الجاهزة في شكل منظم ومفيد، وبالتالي فهي نوع من المعرفة الناتجة عن عمليات تشغيلية لخدمة أغراض بعينها.
¨ نظم المعلومات الإدارية هى أساس تقديم الحلول للمشاكل الإدارية والمساعدة في اتخاذ القرارات التنظيمية التي تقود لتحسين الأداء بالمؤسسات المختلفة.
¨ مما لا شك فيه أن أهمية نظم العمليات تكمن بصورة رئيسية في دورها في تغيير القرار، حيث اتخاذ أى قرار من خلال الاحتمالات هو ضرب من العشوائية ويدخل في إطار عدم التأكد، حيث يقود ذلك إلى إحتمالات التضرر من اتخاذ القرار الذي يعني بالتالي تعرض المنظمة للفشل.
¨ تعتبر المدخلات قوة الدفع الأساسية التى تزود النظام باحتياجاته التشغيلية، وتنقسم إلى ثلاثة أنواع رئيسية هي: المدخلات التتابعية، المدخلات العشوائية، والمدخلات عن طريق التغذية العلمية.
¨ تكون مخرجات النظام في شكل منتجات مادية أو خدمية أو معلومات أو غيرها، ويمكن تصنيف مخرجات النظم إلى ثلاثة أنواع تتمثل في مخرجات يتم استهلاكها بواسطة أنظمة أخرى ومخرجات يتم استهلاكها داخل نفس النظام وأخيراً مخرجات يتم التخلص منها.
¨ المعلومات تعتبر أداة يستخدمها النظام لتحقيق الرقابة على أدائه، وتلك المعلومات يطلق عليها المعلومات المرتدة.
تمهيد
لقد ساعد ظهور الحاسوب على الاستفادة من البيانات والمعلومات بدرجة كبيرة، وأصبح الفرق بين الطريقة اليدوية في معالجة البيانات وبين الطرق المبينة على الحاسوب كالفرق بين الإنتاج اليدوي والإنتاج الآلي المتقدم، وأصبح من الممكن الحصول على تقارير باستخدام نظم المعلومات.
وبظهور التقنيات الحديثة المتمثلة في الحاسوب كان لا بد أن يواكب هذا التطور تقنية متقدمة تساعد على معالجة البيانات، والاستفادة من قدرتنا الكبيرة على التخزين والتصنيف والتعديل في وقت قصير نسبياً.
1. استخدام الحاسوب في معالجة البيانات
لقد أصبح الحاسوب في معالجة البيانات في بعض المنشآت ذا أهمية بالغة، مثلاً:
* في البنوك أصبحت حركة المعاملات اليومية للشيكات وتحويلات الأرصدة وعمليات الضبط والمراجعة المالية لأرصدة البنك تحتاج إلى وجود حاسوب.
* في شركات الطيران أصبح استخدام الحاسوب ضرورياً في عمليات حجز التذاكر وتوزيع المقاعد وإعداد جداول مواعيد الرحلات.
كما أن العديد من الشركات والمصانع الكبرى لا تستطيع أن تعمل بدون توفير معلومات عن عملائها ومورديها وأرصدتها المختلفة. وكل ذلك يرجع إلى ما تتميَّز به الحواسيب من سرعة في تنفيذ العمليات التي قد يستغرق الإنسان في إنجازها عدة شهور بالإضافة إلى الدقة العالية في معالجة البيانات والحصول على معلومات خالية من الأخطاء والاقتصاد والتكاليف بالمقارنة بتكلفة المعالجة اليدوية للمعلومات.
2. أجهزة الحاسوب Computer Hardware
عزيزى الدارس،
لقد تطورت الحواسيب من بداية ظهورها حتى الآن في صورة أجيال متتابعة، حيث ظهر الجيل الأول في الفترة من الأربعينيات إلى منتصف الخمسينيات من القرن الماضي، وكان الحاسوب كبير الحجم ثقيل الوزن بطيئاً في إجراء العليات، وذاكرته صغيرة وأعطاله كثيرة. ثم ظهر الجيل الثاني خلال الفترة منتصف الخمسينات إلى بداية الستينات، وتطور فيه الحاسوب فأصبح أصغر حجماً وزادت ذاكرته وقلت أعطاله بالمقارنة بالجيل الأول، واستخدمت لغة الفورتران والكوبل.
وتطورت الأجيال للثالث والرابع والخامس الموجود حالياً حيث تطور تطوراً كبيراً من حيث صغر الحجم وزيادة الذاكرة والسرعة والأداء، وظهور تطبيقات الذكاء الصناعي، واستخدام الصوت في إدخال البيانات مباشرة مع استخدام اللمس والصور في المدخلات، وهذا ما يسمى بالوسائط المتعددة.
3. أنواع الحواسيب المستخدمة في منظمات الأعمال
يمكن تصنيف الحواسيب المستخدمة في منظمات الأعمال على النحو الآتي:
* حواسيب كبيرة: تتعامل مع كم كبير جداً من البيانات وتتميز بالسرعة في الأداء وارتفاع ثمنها الذي يصل إلى عدة ملايين، وتستخدم في الشركات.
* حواسيب متوسطة: تتعامل مع كم كبير من البيانات، وتستخدم في الشركات والبنوك.
* حواسيب صغيرة: تتميَّز بأنها أصغر حجماً وأقل سعراً، وتتعامل مع كمية أقل من البيانات عن الحواسيب الكبيرة والمتوسطة، وأقل منها سرعة في الأداء، وتستخدم في الشركات العادية. وقد ظهرت أنواع أخرى من الحواسيب تتميز بصغر حجمها ورخص سعرها كالآتي:
* الحاسوب الشخصي: وهو مصمم لاستخدامه من قبل شخص واحد.
* الحاسوب المحمول: ويزن 3.5 كجم ويعمل على بطارية ويمكن التنقل به من مكان لآخر ويستخدمه مندوبو المبيعات ورجال الأعمال والمحاضرون.
* حاسوب دفتري: وهو خفيف الوزن وأقل حجماً من الحاسوب المحمول، ويعمل لمدة 9 ساعات ويشحن ببطارية، ويمكن إضافة ملحقات له مثل الفاكس.
* الحاسوب الكفي: وهو حاسوب محمول يعمل بالبطارية، وبحجم راحة اليد، ويسع لكم صغير من البيانات،ويستخدم في النواحي المدنية،ويزن نصف كيلو جرام تقريباً.
القلم الضوئي Light Pen
2.4 وحدة التشغيل المركزية Central Processing Unit
وهي اهم وحدة في الحاسوب، حيث تتولى إنجاز جميع المهام المتعلقة بمعالجة وتداول البيانات بالإضافة إلى القيام بمهمة رقابة وتوجيه للوحدات الأخرى وتنسيق العمل بينها، وتسمى "عقل الحاسوب"
وتنقسم هذه الفصل إلى 3 مكونات رئيسية هي:
- وحدة التخزين أو ذاكرة الجهاز Memory.
- وحدة التحكم والرقابة Control Unit.
- وحدة الحساب والمنطق Arithmetic Logic Unit.
وحدة التخزين Memory
تتولى وحدة التخزين (الذاكرة) تخزين البيانات الدّاخلة للحاسوب في حيز الإدخال وتخزين النتائج المؤجلة للعمليات في حيز تخزين نتائج العمليات، وتخزين النتائج النهائية للبرامج في حيز تخزين المخرجات، ثم تخزين تعليمات التشغيل في حيز تخزين البرامج.
وتتكون وحدة التخزين من مواقع، لكل موقع عنوان يدل عليه ليستخدم في الوصول إلى هذا الموقع لاسترحاع البيانات منه أو تخزين بيانات جديدة فيه.
وتنقسم الذاكرة إلى نوعين رئيسيين هما:
1. الذاكرة الدائمة Read Only Memory (ROM)
وتحتوي مجموعة مجموعة برامج لتشغيل الحاسوب وبرامج لغات الحاسوب مثل الفورتران والبسك. ومحتويات هذه الذاكرة يتم إعدادها من الشركة المنتجة للحاسوب ولا يمكن تغيرها أو تعديلها بواسطة المستخدمين. وتتميز هذه الذاكرة بأنها لا تفقد محتوياتها عند إيقاف الحاسوب أو انقطاع التيار الكهربائي عنه، وتعتبر ذاكرة للقراءة فقط.
2. الذاكرة المؤقتة Random Access Memory (RAM)
وهي ذاكرة للقراءة والكتابة وتستخدم في تخزين المعلومات والبرامج التي يتم إدخالها للحاسوب، ويتم تغيير محتويات هذه الذاكرة حسب الطلب، ويعرف تخزين المعلومات والبرامج بهذه الذاكرة بالكتابة عليها، أمّا عملية استرجاع هذه المعلومات والبرامج منها فتعرف بالقراءة منها.
وتفقد هذه اذاكرة محتوياتها عند إيقاف الحاسوب أو فصل التيار الكهربائي عنه، لذلك تسمى بالذاكرة المؤقتة أو المتطايرة.
وحدة التحكم والرقابة Control Unit
تشتمل هذه الفصل على مجموعة من الدوائر الإلكترونية وتقوم بتنظيم العمليات المتعاقبة وتتحكم في البيانات الدّاخلة والخارجة من ذاكرة الحاسوب وتوجهها إلى الأجزاء المختلفة، كما تقوم بتوجيه عمل الوحدات الأخرى وذلك وفقاً للتعليمات المعطاة من خلال البرامج.
وحدات الحساب والمعالجة المنطقية Arithmetic Logic Unit
يتم من خلال هذه الفصل أداء جميع العمليات الحسابية (الجمع، الطرح، الضرب والقسمة)، كما يتم أداء جميع عمليات المقارنة. ويحدث ذلك عندما يتم أداء جميع عمليات المقارنة ويحدث ذلك عندما يتم إدخال البيانات من خلال وحدة الإدخال التي تنقلها وحدة التخزين ثم تنتقل منها إلى وحدة الحساب والمنطق لتتولى عملية المعالجة لهذه البيانات حسب الأمر المعطى لها، وبعد أن تتم المعالجة المطلوبة تعود النتائج الوسيطة إلى وحدة التخزين لحين الحاجة إليها مرة أخرى في إجراء معالجات إضافية. ويتم ذلك أكثر من مرة إلى أن يتم إنجاز عملية المعالجة بالكامل. وعند انتهاء المعالجة ولحصول على النتائج النهائية تنتقل النتائج إلى وحدة الإخراج.
3.4 وحدة الإخراج Output Unit
بعد انتهاء عمليات التشغيل تتولى وحدة الإخراج استقبال النتائج النهائية من وحدة التخزين ويتم تسجيلها على أوساط الإخراج المناسبة للشخص المستفيد منها. وتحتوي وحدة الإخراج على مجموعة من أجهزة الإخراج يتمثل أهمها في الآتي:
الشاشة Video Monitor
وهي وحدة العرض المرئي التي تسمح برؤية نتائج العمليات التي تتم معالجتها في صورة تصويرية. وتتبدل الشاشة بصورة سريعة كلما قام البرنامج بتنفيذ جزء من مهامه. وتصنف هذه الشاشات إلى شاشة أحادية اللون والتي تعرض لوناً واحداً، وشاشات تدرج رمادي وهي التي تعرض عدة درجات من الرمادي، وشاشات ملونة تعرض أكثر من لون.