رابعا: العلاقة بين إدارة المواد والإدارة المالية والحسابات 

 

The Relationship Between Materials Management and Financial and Accounting Management

 

 

 

إن التحديد السليم لاحتياجات شراء المواد والأجزاء والمهمات ووسائل الإنتاج المختلفة والذي يمثل خطط الشراء والتي بدورها تعكس التكاليف المطلوبة يهتم به المدير المالي من اجل تحقيق التوازن بين المطلوبات النقدية وبين الإيرادات النقدية(15). 

 

إن كل عملية شراء تمثل مصروفا أو ارتباطا ماليا تنجم عنه عمليات محاسبية عديدة كتسجيل العملية في الحساب الخاص بها وتدقيق قائمة الشراء والمصادقة عليها ودفع قيمتها، وتتطلب صفقات الشراء الكبيرة غير العادية أحيانا ترتيبات مالية ومن ثم إجراءات محاسبية تختلف عن الإجراءات المتبعة في عمليات الشراء العادية (الجارية)، ولذا فإن العلاقة بين هاتين الإدارتين تعد علاقة حيوية تبدأ في بعض الأحيان قبل البدء في تنفيذ طلبات الشراء. ولا بد من ارتباط النماذج والسجلات المستخدمة في إجراءات الشراء مع الطرق المحاسبية المتبعة في الوحدة الاقتصادية لتفادي الازدواج واحتمال الرجوع لطلب معلومات إضافية. 

 

كما يجب على إدارة المواد التعرف على الحدود المالية التي تعمل في إطارها من اجل وضع خطط الشراء على أساسها وبشكل يجنبها تخطي هذه الحدود والوقوع في مشكلة عدم كفاية الاعتمادات المالية أو انتهائها. وقد تعرض إدارة المواد بعض نصوص الاتفاق مع مصادر التوريد وشروط الدفع والخصم وتواريخ الدفع على الإدارة المالية والحسابات وخصوصا إذا كانت هذه المدفوعات المطلوبة تؤثر في الرصيد المالي المتاح. كما تستعين إدارة المواد بالادارة المالية والحسابات لاستشارتها حول الائتمان وشروطه عندما تريد بيع وسائل الانتاج المستهلكة أو المواد الفائضة عن حاجة الوحدة الاقتصادية ان ادارة المواد ملزمة بالإسراع في تقديم قوائم الشراء لإدارة الحسابات لتدقيقها وتسديها خلال فترة الخصم(16). 

 

كما تظهر أهمية التعاون بين هاتين الإدارتين في الحالات التي يتطلب فيها الشراء للمستقبل أو التي يتطلب فيها زيادة كميات المواد والأجزاء والمهمات المخزونة عندما تتوقع الوحدة الاقتصادية زيادة حجم مبيعاتها خلال الفترة المقبلة. 

 

خامسا: علاقة إدارة المواد بإدارة الأفراد 

 

The Relationship Between Materials Management and Personal Management 

 

 

 

يمكن النظر إلى هذه العلاقة من زاوية تحقيق مبدأ اختيار الشخص المناسب ووضعه في المكان المناسب. فإدارة المواد تعد وصفا متكاملا للوظائف حسب أقسامها (وهي أقسام الشراء، النقل، الفحص والاستلام، والتخزين) والشروط اللازمة لاشغالها وتقدمه إلى إدارة الافراد والتي بدورها تعتمد هذا الوصف والشروط في اختيار الافراد حسب المؤهلات المطلوبة لكل دور وظيفي، ويعتبر ذلك ضروريا، خاصة عندما تكون هذه المؤهلات متكاملة في تحديد مواصفات شاغل الوظيفة الفنية (التعليم، المهارة) والشخصية (الذهبية والنفسية). 

 

كما أن رغبة إدارة المواد في تنمية الأفراد العاملين في أقسامها لمواكبة التطورات في مجالات الشراء والنقل، والفحص، والاستلام، والتخزين، يتطلب منها إعداد جدول بالاحتياجات التدريبية لهم وتقديمه إلى إدارة الأفراد لاستخدامه في إعداد البرامج التدريبية لرفع كفاءة العاملين في أقسام إدارة المواد.