إعدادُ خُطَّة عمل

إنَّ معظمَ الناس يتخوَّفونَ من بدء مشروعهمُ الأوَّل، وهذا سببٌ كافٍ لضرورة وَضْع خُطَّة عَمل. إنَّ خُطَّةَ العمل هذه تُساعِدُ على تسهيل فَهْم العمل بأكمله. إنَّها تنْزعُ بعضَ العواطف عن الوَضْع الراهن، غير أنَّك لا تستطيعُ وَضْعَ خُطَّةِ عملٍ ما لم تكُنْ تدركُ تمامًا ماهيَّة التدفُّقات النقديَّة، وهذا أمرٌ نادرًا ما يُدركه الأشخاصُ الذين يؤسِّسون مشاريعهم الأولى. إنَّهم يَخلطون ما بين التدفُّقاتِ النقديَّةِ والمبيعات أو امتلاك رصيدٍ في المصرِف. إنَّهم يعتقدون أنَّ كلَّ ما يحتاجون إليه لكي ينجحوا في أعمالهم هو أنْ يكونَ لديهم مبيعاتٌ جيِّدة. إنَّ ما تحتاج أنت إليه في الواقع هو النوع الصحيح من المبيعات؛ إذ إنَّ النوعَ الخطأَ للمبيعات سيَقودُك إلى الإفلاس حتمًا.

وحتَّى تتجنَّبَ ذلك، عليكَ أوَّلًا أنْ تُدركَ أنَّ رأس مالِك محدود. وهذا صحيحٌ في جميع الحالات، حيث إنَّه لا يوجَد مَن يؤسِّسُ مشروعًا برأس مالٍ غيرِ محدود. إنَّ الفكرةَ الأساسيَّةَ هي أنْ تتأكَّدَ من نقطتَين: الأولى أنَّ لديك رأسَ المال الكافي لبدء المشروع، والثانية أنَّ المشروعَ سيَستمرُّ لمدَّةٍ طويلة بحيث يتبيَّنُ ما إذا كان المشروع قابلًا للنموِّ والاستمرار أم لا. وعندما أتحدَّثُ بشأن القابليَّةِ للنموِّ والاستمرار، فإنِّي أقصدُ النقطةَ التي يُولِّد فيها المشروعُ من موارده الذاتيَّة المبالغَ الماليَّةَ التي يحتاجُ إليها لتَسديد التزاماته. وبهذا يكونُ في مقدوره الاستمرارُ دون الاعتماد على مصادرَ خارجيَّة. إنَّ خُطَّةَ العمل هي في الأساس أفضلُ طريقة لتَخمينِ كيفيَّة الوصول إلى مَوقع النجاح ذاك.

وعندما أتحدَّثُ بشأن خُطَّة عملٍ ما، فإنِّي لا أقصدُ شيئًا مُستفيضًا، إنِّي أضَعُ في ذهني كشْفَ حسابٍ بسيطٍ وكشفَ تدفُّقاتٍ نقديَّة. وما أرمي إليه هو تقديرٌ معقولٌ للمبيعات المتوقَّعة شهريًّا على مدى عامٍ كامل. هذا هو ما طلبتُ من بوبي أنْ يُقدِّمَه إليَّ. غير أنَّ ما أحضَرَه كان مُضحكًا بالفعل. لقد كان مُفْرِطًا في تفاؤله، وهذا أمرٌ شائعٌ لدى الناس. فهم يميلون إلى المبالغة في توقُّعاتهم في بداية أنشطتهم التجاريَّة- وفي الوقت نفسه فإنَّهم يكونون قَلِقين جدًّا. إنَّ هذا أمرٌ غريبٌ وخطير؛ لأنَّه يقودُ إلى اتِّخاذِ قراراتٍ خاطئةٍ حَول الإنفاق من رأس المال المحدود.

اضطُررتُ إلى البَدءِ من جديدٍ مع بوبي. لقد كان قد بنى تقديراتِه على تصوُّراته لما سيَكفيهم مؤونةَ معيشتهم، لا على ما يستطيعون بَيعه. وكان يُبـرِّر تفكيرَه هذا باستعادة سِجلِّ مبيعاته في وظيفته السابقة، عندما كان يبيعُ أجهزةً خاصَّةً لتنظيفِ الحواسيب بواقع ٠٠٠, ٢ ١-٠٠٠ ,٠ ٢ دولار للوِحدة الواحدة. لَمْ يَضعْ في حسبانه قطُّ أنَّه سيَبيعُ لوازمَ حواسيب بِما يقاربُ الأربعين دولارًا للطَّلبية الواحدة. لذلك وجَّهتُه نحو التَّركيز على الإطار الضيِّق- على الموادِّ التي يبيعونَها. كان ذلك في شهر كانون الثاني (يناير) مِن عام ١٩٩٢، وقلتُ له: ’’لنفكِّرْ في شهر تمُّوز (يوليو). ما الذي تستطيعُ إنجازه في تمُّوز (يوليو)؟‘‘.

أجاب: ’’٠٠٠ ,٠ ٢ دولار‘‘.

قلتُ: ’’هناك عشرون يوم عمَلٍ في الشهر، ومعنى هذا أنَّكَ تفترض أنْ تبيع بمقدار ألف دولار يوميًّا. إنَّ مُعدَّلَ قيمة كل طلبيَّة هو أربعون دولارًا. لذلك فأنتَ تتحدَّث بشأن ٢٥ طلبيَّةٍ يوميًّا. وعندما يتكوَّنُ يومُ العمل من ثماني ساعات، فإنَّ هذا يعني ثلاثَ طلبيَّاتٍ في الساعة الواحدة غير ما يَمضي من الوقت في إجراء المكالمات الهاتفيَّة التي لا بدَّ منها. أي أنَّه يجب الحصولُ على طلبيَّةٍ واحدةٍ كلَّ عشرين دقيقة وعلى مدى الشهر كلِّه. أَتَستطيعُ أنْ تحقِّقَ ذلك؟ كان غَرَضي أنْ أتأكَّدَ بأنَّه بدأ يفكِّر تفكيرًا واقعيًّا‘‘. كما أردْتُ منه أنْ يَصلَ إلى تقديراتٍ معقولةٍ مبنيَّةٍ على أساسٍ علميٍّ سليم. أدركَ بوبي أنَّ التقديراتِ التي أعطاها لمبيعاتِه في شهر تمُّوز (يوليو) كانت وهميَّةً بكلِّ ما تحملُ هذه الكلمة من معنى. بعد ذلك قَدَّمَ تقديراتٍ جديدةً ثُمَّ دَرَسناها معًا حيثُ أضَفْنا بنودًا وحذَفْنا أخرى. وفي النهاية أَعْدَدنا خُطَطًا للشهور الواحد تِلوَ الآخر إلى أنْ توصَّلْنا إلى خُطَّةِ عملٍ تُبيِّنُ المبيعاتِ التقديريَّةَ لمدَّة سَنَةٍ كاملة.

ثُمَّ جاءت الخطوةُ الأهمّ: تحديدُ الربح الإجمالَيّ. إذا ما كان لديك تَصوُّرٌ واضحٌ للمبيعات المتوقَّعة، فإنَّك تستطيعُ أنْ تُحلِّلَها حسبَ أصناف المنتجات وتَحسِبَ كُلْفةَ البضائع المباعة أو كُلْفة المبيعات إنْ كانَ المشروعُ خِدْميًّا (مُرتَبطًا بالخِدْمات)، ثُمَّ تطرَحُ كُلْفةَ البضائع من قيمة المبيعات فيَبقى رِبحُك الإجماليّ. إنَّ الربحَ الإجماليَّ هو أهمُّ رقْمٍ بالنسبة إلى أيِّ مشروعٍ جديد، فهو يُحدِّدُ جميع الأمور الأخرى المتعلِّقة بالعمل، مثْلَ حجمِ رأس المال الذي تحتاجُ إليه، وحجمِ المبيعات والتكاليف الإداريَّة التي تستطيع تَحَمُّلَها، والوقتِ اللازم لمعرفة قابليَّة المشروع للاستمرار والنموِّ، بل أيضًا تحديد هذه القابليَّة نفسها.

لذلك إذا كنتَ تبيعُ قطعةً ما بدولارٍ واحد؛ وكانت هذه القطعةُ تُكَلِّفُك تسعينَ سنتًا لتُنتِجَها أو تشتريَها، فإنَّ ربحَك الإجمالِيَّ يكونُ عشرةَ سنتاتٍ أو ما نسبته ١٠% من المبيعات. افترِضْ أنَّكَ تحتاجُ إلى خمسةِ آلاف دولارٍ شهريًّا كتَكاليفَ إداريَّة. إنَّك تحتاجُ لأنْ تَصِلَ مبيعاتُك الشهريَّةُ إلى ٠٠٠ ,٠ ٥ دولار لتَغطية هذه التكاليف. فلْنَقُلْ إنَّ استردادَ قيمة المبيعات سيَستغرقُ مدَّة ثلاثة شهور، فسيَتبيَّنُ بهذا أنَّكَ يجبُ أنْ تستثمرَ مئةَ ألف دولارٍ نقدًا حتَّى تُؤمِّنَ مبلغَ خمسةَ آلاف دولارٍ شهريًّا لِتُغطِّيَ نفقاتك فقط. إنَّ مثلَ هذا العمل يكون غيرَ مُجْدٍ.

إنَّ الربحَ الإجماليَّ هو محوَرُ العمليَّة التجاريَّة، فأنتَ لا تستطيعُ دَفْعَ نفقاتِكَ إلَّا من هذا الرِّبْح. إنَّ التكاليفَ التي تتحمَّلُها مثل الأجْرِ الذي تستحقُّه كراتبٍ شهريٍّ لكَ، وأجرةِ المكان وفواتيرِ الهاتف والكهرباء والغاز والخدمات المكتبيَّة- هذه التكاليف جميعها تَدفعُها ممَّا تُحقِّقُه من ربحٍ إجماليّ. إذا كان هامشُ ربحِك الإجماليِّ يساوي ما نسبته ١٠%، فإنَّكَ تحتاجُ لأنْ تبيعَ بقيمة عشرة دولارات لِتَغطية كلِّ دولارٍ من النفقات. وهذا يعني تغطيةَ النفقات فقط وليس تحقيقَ أيَّة أرباح. أمَّا إذا كان هامشُ ربحك الإجماليِّ ٤٠%، فإنَّك تحتاج إلى مبيعاتٍ بقيمة دولارَين ونصف لِتَغطية كلِّ دولارٍ من النفقات. إنَّ هذا الفرقَ فرقٌ حاسمٌ عندما يكون رأسُ المال الذي تَعمل به رأس مالٍ بسيطًا. كُلَّما ارتفَعتْ نسبةُ أرباحك الإجماليَّة، احتجْتَ إلى مبيعاتٍ بقيمةٍ أدنى لتَغطيةِ النفقات، وحافظتَ في الوقت ذاته على رأس مالِك لمدَّةٍ أطول.

كان هذا أهمَّ درْسٍ يَتعلَّمُه بوبي وهيلين. وقد طلبتُ منهما أنْ يُجريا بأنفسهما جميع العمليَّات الحسابيَّة. كما استَعرضتُ معهما الخُطَّة خطوةً بخطوة، وبيَّنتُ لهما كيفيَّةَ تحليلِ المبيعاتِ حسب الأصناف، وكيفيَّةَ احتسابِ تكاليفِ البضاعة المُباعة وهامشَ ربحهما الإجماليّ. وفي النهايةِ تَوَصَّلْنا إلى قائمةٍ ببنودِ النفقاتِ وحَدَّدْنا النفقاتِ الإداريَّةَ الثابتة. وقد تَمَكَّنَّا- دُونَ مساعدة منِّي، وبعد معرفةِ حَجم المبيعات وكُلفتها والنفقات الإداريَّة- من التوصُّل إلى كَشْفِ حسابٍ بالدَّخْل المتوقَّع كلَّ شهر. ثُمَّ استَعرضتُ مَعَهما عمليَّةَ إعداد التوقُّعات الشهريَّة للتدفُّقات النقديَّة. ومنها تَمَكَّنَّا من إعداد بيانٍ بالتدفُّقات النقديَّة لِسَنةٍ كاملة. عملتُ مَعَهما بخصوص التدفُّقات النقديَّة إلى أنِ اطمأنَّتْ نفسي إلى أنَّهما تَمكَّنا من امتلاك أدقِّ أسرارها. أمَّا ما بَقيَ من أعمالٍ فقد قاما به في المنزل وباستعمال الورقة والقلم حيث لم يُسْمَح لهما باستعمال الحاسوب.

كان ذلكَ كلُّه جزءًا من عمليَّة التعليم. عندما تَكتبُ توقُّعاتِك بخطِّ يدك؛ وتُجري العمليَّات الحسابيَّة بنفسك، وتتعامل مع الأرقام لِسنةٍ كاملة، فإنَّ هناك أمرَين يَحدُثان: أوَّلُهُما أنَّكَ تبدأُ في الإحساس بأنَّ العملَ قد صار جزءًا منك، وثانيهما أنَّكَ تبدأ في فَهْم الحقائق واستيعابها. ستَرى أنْ ليس بالضَّرورة أنْ تُحقِّقَ المبيعاتُ أرباحًا، كما ستَرى أنَّ إنجازَ صفقاتِ بيعٍ أو جمعَ الأرباح ليس هو المقصودَ بمصطلَح ’’توليد النقود‘‘. عند هذه النقطة تصلُ إلى مرحلة استيعاب هذه العلاقات.

السببُ الآخرُ لإعداد خُطَّة عَمَل هو تحديدُ حجم رأسِ المال اللازم لِبَدْء المشروع. ونستطيعُ التوصُّل إلى معرفة رأسِ المال اللازم من بيانٍ التدفُّقات النقديَّة. في معظم الحالات، نرى أنَّ التدفقَ النقديَّ التراكميَّ يصيرُ أسوأَ وأسوأَ شهرًا بعد شهر إلى أنْ تَحدُثَ انعطافةٌ في سَيْر العمل، ويعودَ التدفُّقُ النقديُّ إلى التحسُّن. هذا مع افتراضِ أنَّ العملَ مُجْدٍ على الورق. أمَّا إذا لم يتحسَّنِ التدفُّقُ النقديّ، فإنَّ العملَ يكونُ غيرَ مُجْدٍ، ويكونُ رأسُ المال اللازم لِبَدْء المشروع نظريًّا مُساوٍ لأكبر عَجْزٍ نقديٍّ في كَشْف الحساب. إنْ ضمنْتَ استثمارَ ذلك المبلغ في المشروع، فيجبُ أنْ تكونَ قادرًا على تَجَنُّبِ استنفاد النقد نظريًّا. أمَّا من الناحية العمليَّة، فإنِّي أزيدُ الرَّقْم بما نسبته ٥٠%. في حالة بوبي وهيلين ظَهَر أنَّ رصيدَهما النقديَّ سيُعاني عجْزًا بنحو ٠٠٠ , ٥ ١ دولارٍ في أسوإِ الشهور. ولذلك فقد أَخبرتُهما بأنَّ المشروعَ رُبَّما سيَحتاج إلى ٢٥,٠٠٠ دولار، غير أنَّهما تَمَكَّنا من تدبير مبلغ ١٥,٠٠٠ دولارٍ فقط.

هناك سببان لبناءِ احتياطيٍّ نقديّ. أوَّلهما أنَّ الأمورَ تُكلِّفُ فعليًّا أكثرَ ممَّا يُتَوقَّع، كما أنَّ الأرباحَ تكونُ دائمًا أقلّ. ولذلك فإنَّكَ في الواقع ستحتاج إلى رأسِ مالٍ أكبرَ ممَّا يَظهرُ في بيان التدفُّقات النقديَّة المتوقَّعة. هذا إضافةً إلى وجود جانبٍ نفسيٍّ وعاطفيّ. إنْ عرفْتَ من البداية أنَّكَ قد تُضطَّرُ إلى ضخِّ مزيدٍ من المال في المشروع، فإنَّكَ بالتَّأكيد ستتحَوَّطُ لذلك. إنَّ شعورَكَ سيَكون مختلفًا عندما تجدُ نفسَك وقدِ استعمَلْتَ أكبرَ رأسِ مالٍ متوافرٍ لديك.

إنَّ تحضيرَ خُطَّة عَملٍ يقودُ إلى المرحلة التالية تمامًا لأنَّك تَمرُّ بمرحلةَ تعلُّمِ ما الذي ينبغي عملُه حتَّى يَنجحُ المشروع. وفي حالةِ بوبي وهيلين كنتُ أُحلِّلُ نجاحَ المشروع إلى مكوِّناته الأساسيَّة، وإلى أرقامٍ يستطيعون إدراكَها ومراقبتَها. وقد صارا يُدركان الفرقَ بين بَيْع مَعدَّاتِ تنظيفٍ بهامش ربحٍ مقدارُه ٥٠% وبَيع وسائطَ مغناطيسيَّةٍ (Magnetic media) بهامش ربحٍ مقدارُه ١٠%. لقد بَدَأا يُدركان كيف أنَّ الهامشَ الإجماليَّ والدُّيونَ والتحصيلَ وغيرها من أجزاء العمل ستؤثِّرُ في التدفُّق النقديِّ لهما، وكيف أنَّ التدفُّقَ النقديَّ سيُحدِّد ما إذا كان المشروعُ سيَستمرُّ وينمو على أرضِ الواقع كما هو حاصلٌ على الورق. إضافةً إلى هذا، فإنَّهما كانا يبحثان عمَّا ينبغي لهما أنْ يُرَكِّزا اهتمامَهما عليه سعيًا وراء النجاح.

عليَّ أنْ أقولَ إنَّ هيلين هي التي كانَت تبحثُ في هذا، فقد كان تَعَلُّمُها سريعًا جدًّا. أمَّا بوبي فقد كان أبطأَ منها، ولكنَّه واجَهَ عوائقَ أكبرَ وكان عليه أنْ يتخطَّاها، لا سيَّما عقليَّةَ المبيعات.

أنت تسأل ونورم يُجيب

عزيزي نورم،

أُمارسُ أعمالَ التَّصميم من منزلي، وأبيعُ الأثاثَ الخاصَّ بالمخازن واللَّوازم المتعلِّقة به إلى تُجَّار التَّجزِئة الذين أتعاملُ معهم. أحاولُ أن أعملَ بهامش ربحٍ إجمالِيٍّ يتراوُحُ ما بين ١٥ و٣٠%، غير أنِّي لا أعرفُ ما إذا كان هذا مناسبًا أم لا. إنِّي أتساءَلُ دومًا كَم من الممكن أنْ تزيدَ أرباحُنا لو كُنَّا نبيعُ بأسعارٍ أقلّ.

نوربرت (Norbert)

عزيزي نوربرت،

إنَّكَ تتساءلُ عن الأمر الخطأ. إنَّ من الأوْلى أنْ تسألَ نفسَكَ كم ستقلُّ أرباحُكم لو بِعتُم بأسعارٍ أعلى. إنَّ مستوياتِ الأرباح الإجماليَّةِ والصافية أهمُّ بكثيرٍ من أرقام المبيعات. أَلَيس أنْ أُحصِّلَ أرباحًا إجماليَّة مقدارها عشرون ألف دولارٍ من مبيعاتٍ بمبلغ خمسين ألف دولار، هو أفضل من أنْ أُحصِّلَ المبلغَ نفسَه من الأرباح الإجماليَّة من مبيعاتٍ بمئة ألف دولار؟ لماذا؟ لأنِّي سأكونُ قد تعرَّضتُ لهمومٍ أقلّ، وقمتُ بعملياتِ شحنٍ أقلّ، وتعاملتُ مع أشخاصٍ أقلّ، وهلمَّ جرًّا. لو كنتُ مكانَكَ لَبَحثْتُ عن أساليبَ لأزيد هامشَ الربح لا لأخفِّضَها. حتَّى إنَّ من الممكن أنْ تَعقِدَ صفقاتٍ أحسنَ لمبيعاتك. فقد تستطيعُ تخفيضَ أُجور الشحن التي تَدفعُها. أجل، ممَّا لا شكَّ فيه أنَّه في كثيرٍ من الحالات تقتضي الحكمةُ أنْ تخفِّضَ الأسعار، غيرَ أنَّه يجب ألَّا تقومَ بذلك إلَّا إذا كنتَ واثقًا بأنَّك ستُحقِّقُ مبيعاتٍ إضافيَّة، وأنَّ هذه المبيعات الإضافيَّة تُعوِّضُ الفرقَ في الأرباح.

نورم