المبحث الرابع : علاقة إدارة المواد بالإدارات الأخرى

 

The Relationship between Materials Management and Other Managements

 

 

 

يجب النظر إلى العلاقة بين إدارة المواد والإدارات الأخرى من خلال الهدف العام للوحدة الاقتصادية ككل، ومن هذه الزاوية تتضح أهمية التعاون والتنسيق بينها. 

 

ويمكن توضيح علاقة إدارة المواد بالإدارات الاخرى على النحو الآتي: 

 

أولا: علاقة إدارة المواد بإدارة الإنتاج

 

 The Relationship Between Materials & Production Management

 

 

 

إن القرار المتعلق بأصناف وكميات وجودة المواد والسلع المطلوب شراؤها يجب أن يكون من صلاحية الإدارة المستخدمة لتلك المواد والسلع، أما صلاحية اختيار مصادر التوريد والتفاوض معها تبقى من حق إدارة المواد والتي بدورها تفوضها إلى قسم المشتريات باعتباره أحد أقسامها. 

 

يرتبط الشراء مع الإنتاج في الوحدات الصناعية بشكل كبير. فالقائمون بعملية الشراء لا بد أن تتوفر لديهم المعلومات الخاصة بأصناف وكميات وجودة المواد والسلع التي ينبغي الحصول عليها، والوقت الذي يجب أن تتوفر فيه لدى إدارة الإنتاج، وهذا يتطلب أن تقوم إدارة الإنتاج باطلاع إدارة المواد مقدما على خططها الإنتاجية واحتياجاتها من كميات المواد والسلع المختلفة اللازمة للإنتاج ومواصفاتها ليتسنى لها وضع خطة المشتريات بشكل مدروس، فالشراء يتطلب دراسة أسواق المواد والسلع والتعرف على مصادر التوريد المحتملة والتفاوض معها، واختيار أفضلها لتوفير الاحتياجات بالأصناف والكميات والمواصفات المطلوبة وبالأسعار المناسبة والوقت الملائم. 

 

ومن ناحية أخرى فإن إدارة الإنتاج يجب أن تقوم بأعلام إدارة المواد أولا بأول بكل ما يتعلق بخطط الإنتاج المزمع تنفيذها والمنتجات الجديدة المزمع إضافتها إلى تشكيلة الإنتاج وكذلك التغيرات المقترحة في نماذج الإنتاج وأي تغير في كمية الإنتاج، ليتسنى لها اتخاذ ما يلزم من إجراءات لتوفير احتياجات الإنتاج من المواد والسلع المختلفة. كما أن إدارة المواد يجب أن تعلم إدارة الإنتاج بمواعيد التسليم المتوقع للطلبيات أو التأخير الذي قد يحصل في التسليم من اجل أن تتمكن إدارة الإنتاج من اتخاذ الإجراءات المناسبة لاعادة ترتيب جداول الإنتاج دون أن يحدث توقف نهائي لتنفيذها(10). 

 

ومن جهة ثانية فإن إدارة المواد تكون مسؤولة عن أخبار إدارة الإنتاج عن المواد والسلع المشتراة من حيث مدى توافر الكمية واتجاه الأسعار والمستحدثات الجديدة كالطرق الحديثة في التصميم وفي الإنتاج والمواد الجديدة والبديلة التي تظهر في الأسواق وعرض عينات منها على إدارة الإنتاج ليتقرر مدى صلاحيتها في الاستخدام. كما يجب أن تحصل إدارة الإنتاج على كتالوجات الموردين التي يحتفظ بها قسم المشتريات والاطلاع عليها من أجل الاستفادة منها في اختيار المواد والأجزاء التي تعتبر افضل من غيرها من حيث الاستخدام(11).

 

أما في حالة شراء المعدات الرأسمالية اللازمة للعملية الإنتاجية والتي لا تتم على فترات دورية وتحتاج إلى موارد مالية كبيرة فقد تشترك مع إدارة المواد وإدارة الإنتاج كل من الإدارة المالية وإدارة التصميم وإدارة المبيعات في اتخاذ قرار الشراء(12) بعدما يتم تحديد مواصفات هذه المعدات من قبل إدارة الإنتاج من جهة وقيام إدارة المواد بتحديد الموردين الذين يمكنهم تقديم العطاءات ثم اختيار أفضلها في ضوء الشروط التي حددها قسم المشتريات. 

 

بناء على ما تقدم لا بد من تعاون إدارة المواد مع إدارة الإنتاج في تحديد مستلزمات الإنتاج ومواصفات المواد والأجزاء والمهمات والسلع المطلوبة والعمل على تهيئة احتياجات الإنتاج المختلفة.