تعريف الإدارة:

لم يتفق علماء الإدارة والكتاب والباحثين على تعريف واضح ومحدد للإدارة، ويرجع هذا الاختلاف إلي عدة أسباب بعضها يرجع إلي طبيعة الإدارة المتغيرة، والبعض الآخر مرده إلي تباين اهتمامات ومداخل تفكير هؤلاء الكتاب والباحثين إلا أنه من الممكن تعريف الإدارة بأكثر من طريفة وفيما يلي يمكن استعراض بعض المحاولات لهذه التعريفات على النحور التالي:

يقول "تايلور": (إن الإدارة هي أن تعرف بالضبط ما تريد، ثم تتأكد أن الأفراد يؤدونه، بأحسن وأرخص طريقة ممكنة).

أما "ديل" يقول: (إن الإدارة هي عملية تنظيم واستخدام الموارد لتحقيق أهداف محددة).

وتعريف كل من "كونتز وأودنل" فنجده يشير إلي أن الإدارة هي: (توفير البيئة المناسبة لعمل الأفراد في التنظيمات الرسمية).

وتعريف "فوليت" الإدارة بأنها: (فن تنفيذ الأشياء من خلال الآخرين).

ويشير "دراكر": (إن الإدارة هي وظيفة ومعرفة وعلم يتم إنجازه ويطبق المديرون هذه المعرفة لتنفيذ هذه الوظائف وتولى هذه الأعمال).

إذا نظرنا إلي كل تعريف على حدة نجد أنه يتصف بالقصور كما يفتقر إلي التكامل. وبالرغم من أن تعريف فوليت يعتبر أكثر التعاريف شيوعاً إلا أنه يتصف أيضاً بالقصور، حيث أنه من المسلمات إلا أن الإدارة تنطوي على شقين أساسيين: الشق الأول: هو العلم الذي يمثل مجموعة من المعرفة وهذه المعرفة فضلاً عن أنها نتاج دراسات وبحوث وملاحظات.... الخ فهي تشمل النظريات والمبادئ التي تحكم أو تفسر الظواهر أو السلوك. أما الشق الثاني: فهو الفن. والفن هو تطبيق للعلم، أو المهارة في تطبيق المعرفة المكتسبة، ومن ثم فإن تعريف فوليت للإدارة مركز على الشق الثاني ويهمل الشق الأول.

وأخيراً يري "ستونر" أن الإدارة هي: (عملية التخطيط والتنظيم والقيادة والرقابة على جهود كل الأفراد، وكذلك استخدام الموارد الأخرى لتحقيق الأهداف التنظيمية)، والتعريف السابق بالإضافة إلي أنه يحتوي على معظم وظائف الإدارة فإنه يشير أيضاً إلي أن استخدام الموارد المتاحة (الأموال، الآلات، الأفراد... الخ) يمثل دعامة أساسية لتحقيق غايات وأهداف محددة بغض النظر عن اختلاف التنظيمات في أهدافها.

من واقع التعريفات السابقة يمكن استخلاص ما يلي:

1. إن الإدارة كعملية متميزة تتعامل مع الجماعة وليس الفرد.

2. وجود الهدف يمثل ضرورة، وإن تقرير الأهداف والنتائج المطلوب تحقيقها وتحديد أساليب وطرق بلوغها يمثل إحدى المهام الرئيسي للإدارة.

3. إن أهداف المنظمة تتحقق من خلال تعاون المدير مع الآخرين، كما أن بناء علاقات فعالة بين الموارد المادية والموارد البشرية يمثل ضرورة لتحقيق أهداف المنظمة.

4. إن اتخاذ القرارات عملية مستمرة في الإدارة.

5. إن القيادة جزء لا يتجزأ من عملية الإدارة.

6. إن الإدارة فن كما أنها علم.

7. إن استخدام الموارد المادية والبشرية يتطلب التوازن في نسب مزجها لبلوغ الأهداف.

8. إن التنسيق الفعال بين جهود الأفراد يساهم في تهيئة بيئة العمل الملائمة للاستخدام الجيد للموارد الأخرى.

9. إن عملية الإدارة تحتوى على عدد من الوظائف تتمثل في:

1. اتخاذ القرارات.

2. التخطيط.

3. التنظيم.

4. التوجيه والقيادة.

5. الرقابة.

وهذه الوظائف تتكامل مع بضعها البعض كما تؤثر في بعضها البعض. بالإضافة إلي أن نجاح المنظمة في تحقيق أهدافها يتوقف من ناحية على درجة جودة إنجاز الوظائف الإدارية مجتمعة، ومن ناحية أخرى على مدى ملائمة كل من بيئة العمل الداخلية والخارجية بما تحويه من متغيرات سلوكية وسياسية.... الخ، والتي تؤثر على إنجاز الإدارة لوظائفها المختلفة بصورة مباشرة أو غير مباشرة، كما أن نجاح الإدارة يقاس بمدى فعاليتها في تحقيق أهداف المنظمة.

من هو المدير؟

المدير هو الشخص الذي يشغل مركزاً وظيفياً يعطيه الحق في إصدار الأوامر للآخرين وتوجيههم نحو إنجاز هدف محدد.

المدير هو الشخص الذي يقوم بالوظائف الإدارية الأربعة المعروفة: تخطيط، تنظيم، توجيه، رقابة. (والتي سيتم مناقشتها بالتفصيل في الصفحات القليلة القادمة) بجانب ذلك فإن له مهام أخرى محددة تلقى على عاتقه أو يعتبر مسئولاً عن إنجازها ومن بين هذه المهام ما يلي:

§ المدير يعمل مع ومن خلال الآخرين (المرؤوسين) وكذلك مع أي فرد آخر من أي مستوى إدارة يرى أنه من الممكن أن يساهم في تحقيق أهداف إدارته أو أهداف المنظمة ككل. وهذا يتطلب من المديرين تزويد بعضهم البعض بأي معلومات ضرورية لهذا الغرض.

§ المدير يمكن أن يكون قناة للاتصال أي تبادل المعلومات داخل المنظمة.

§ المدير مثل السياسي، يحسن فن التوفيق والوساطة وإثارة الحماس لدفع الجهود في سبيل تحقيق الأهداف. والمدير هو الذي يستطيع جذب أو التفاف الآخرين حوله وكسب تأييد الجماعة في أي موقف أو قرار يتخذه.

§ المدير دبلوماسي، فهو يعتبر الممثل الرسمي لإدارته في أي اجتماع داخل المنظمة، أو أي لقاء مع العملاء أو عقد اتفاقيات..... الخ.

§ المدير يعمل جاهداً لتحقيق التوازن بين الأهداف والغايات وحل المشكلات خاصة أن بلوغ الأهداف والغايات وخل المشكلات التي تواجه المنظمة تتنافس أو تتنازع على الموارد المادية والبشرية المتاحة والمحدودة.

§ وأخيراً يقع على عاتق المدير اتخاذ القرارات الصعبة.

يضاف إلي ما سبق، إن المدير عليه مسئولية تهيئة بيئة العمل الداخلية حتى يتسنى للأفراد إنجاز الأنشطة المناطة بهم والتي تسهم في بلوغ الأهداف وذلك بأقل تكلفة وفي أقصر وقت وبأقل جهد ممكن، وفي ظل مستوى مرتفع من رضا الأفراد.

أو بمعنى آخر فالمدير هو الشخص الذي يحتل مركزاً وظيفياً يخول له الحق في ممارسة الوظائف الإدارية المتعارف عليها: اتخاذ القرارات، والتخطيط، والتنظيم، والتوجيه والرقابة وفي هذا الخصوص تجرد الإشارة إلي أن رئيس العمال أو المشرف يعتبر مديراً طالما أنه يمارس الوظائف المشار إليها مثله في ذلك مثل رئيس مجلس الإدارة أو المدير العام لمنظمة معينة. بالإضافة إلي أن الفرق بين رئيس مجلس الإدارة ورئيس العمل من وجهة نظر ممارسة الوظائف الإدارية يكمن في الآتي:

1. الفترة الزمنية: تغطي قرارات وخطط وسياسات رئيس مجلس الإدارة فترات زمنية طولية، بينما قرارات المشرف أو رئيس العمل أو أي مدير آخر في أي مستوى من المستويات الإدارة لا تتعدى شهوراً أو أياماً محدودة.

2. درجة التأثير والتكلفة: تؤثر قرارات أو خطط رئيس مجلس الإدارة على المنظمة ككل بينما نجد أن قرارات أو خطط رئيس أو مشرف العمل لا تؤثر إلا على القسم الذي يرأسه فقط. كما أن تكلفة الخطأ في قرار يتخذه رئيس مجلس الإدارة تؤثر على المنظمة ككل سواء في الأجل الطويل أو الأجل القصير، أما رئيس العمال فلا يتعدى تأثير الخطأ في أي قرار يتخذه أو خطة يقوم برسمها القسم الذي يرأسه فقط.

3. درجة الشمول: تتصف قرارات أو خطط رئيس مجلس الإدارة بالشمول والعمومية لأنها تشمل المنظمة ككل. أما رئيس العمال فإن قراراته أو خططه لا تتعدى القسم أو عدد من المرؤوسين الذي يقعون تحت رئاسته أو إشرافه.

4. درجة التكرار: تتصف غالبية قرارات رئيس العمل بالتكرار أو الروتينية على عكس قرارات رئيس مجلس الإدارة فنجدها لا تتصف بذلك.