فمثلاً إذا كانت لدينا إدارة مشتريات فلا بد أن يكون هناك إداريون في هذه الإدارة ويتبعهم منفذون، وكذلك لو كان لدينا إدارة حسابات أو مبيعات أو صيانة أو غير ذلك، فلا بد أن يكون لكل إدارة منها إداريون يعدّون ويحضّرون لكيفية سير العمل وأدائه في هذه الإدارات، وتنفيذيون يعملون على تأدية العمل حسب ذلك الإعداد. 

 

أمام هذا الوضع لابد من التساؤل عن ماهية وظيفة الإدارة والإداريين حتى يتضح التمايز بين هذه الأمور بصورة محددة وتفصيلية ...... 

 

إن متابعة الفكرة التالية تجيب عن هذا السؤال ...... 

 

 الفكرة الرابعة : 

 

إن الإدارة، وبالتالي العمل أو السلوك الإداري، تتمثل في مجموعة من الوظائف الفرعية التي تشكل في مجموعها وظيفة الإدارة ...... واهم هذه الوظائف هي التخطيط والتنظيم والتوجيه والتنسيق والرقابة والتوظيف والتمويل والتطوير ...... 

 

ولمزيد من الوضوح لابد من التمييز بين ما تسمى وظائف المنشاة أو المنظمة أو المؤسسة...... وما تسمى وظائف الإدارة . 

 

فما هي الوظائف الأساسية التي تحتاجها كل منظمة أو مؤسسة حتى تحقق أهدافها؟

 

تتعلق الإجابة على هذا السؤال بالوظائف الأساسية، ولا تنصرف إلى الوظائف الفرعية أو التفصيلية (التي يمكن أن تقسم إليها الوظائف الأساسية في بعض المنظمات، ويصعب حصرها في هذا المقام، وتختلف بإختلاف مجالات النشاط لكل منظمة)، وقد تمكّن هنري فايول من حصر هذه الوظائف فيما يلي : 

 

الوظيفة التجارية، وهي التي تتعلق بأعمال الإنتاج والبيع والشراء، وغير ذلك مما يتعلق بهذا الأمر . 

 

الوظيفة الفنية، وتشمل كل ما يتعلق بالأعمال ذات الطبيعة الفنية،  كالوظائف الهندسية، أو أعمال الصيانة ...... 

 

الوظيفة المالية، وتشمل كل ما يتعلق بالأموال (تحصيلها،توزيعها صرفها.... ) . 

 

الوظيفة المحاسبية، وتشمل كل ما يتعلق بأعمال الحسابات وتدقيقها. 

 

الوظيفة الأمنية، وتشمل كل ما يتعلق بأعمال الأمن والسلامة . 

 

الوظيفة الإدارية، وتشمل كل ما يتعلق بأعمال الإدارة . 

 

هذا، وقد اعتبرت الوظيفة الإدارية أهم هذه الوظائف جميعها، وهي التي تحكمها، فالإدارة في المنظمة كالعقل في الجسد، تلعب الدور التحكمي الرشيد. وقد تم تقسيم هذه الوظيفة الإدارية (وظيفة الإدارة) إلى عدة وظائف فرعية أجملها هنري فايول في خمس وظائف هي، التخطيط، التنظيم، التوجيه، التنسيق، الرقابة، بينما نجد أن هناك من أضاف إليها وظائف أخرى، ويمكن إجمال معظم الآراء حول هذا التقسيم في الوظائف الفرعية التالية التي يمكن جمع الحروف الأولى لمعنى كل منها بالانجليزية في كلمة ليس لها معنى، وهي  POSDCo  RBD: 

 

أولاً : وظيفة التخطيط Planning 

 

ثانياً : وظيفة التنظيم Organization

 

ثالثاً : التوجيه Direction

 

رابعاً : التنسيق Coordination

 

خامساً : الرقابة Control

 

سادساً : التوظيف Staffing

 

سابعاً : التمويل Budgeting

 

ثامناً : التطوير Development 

 

هذا وقد إتفق على أن كل الوظائف (الأساسية والفرعية) لأية مؤسسة أو منظمة أو مشروع، لابد أن تخضع لوظيفة الإدارة ممثلة في وظائفها الفرعية، حتى تتحقق أهداف المنظمة أو المشروع بالصورة المأمولة، والجدول التالي يوضح ذلك: