نظم المعلومات المحاسبي وعلاقته بعملية اتخاذ القرارات

يتوقف نجاح أي منشأة على وجود ثلاثة عناصر أساسية هي الإدارة، ورأس المال، والقوى العاملة والعنصر الأكثر أهمية هو الإدارة باعتبارها المحرك والمنظم والمخطط للعناصر الأخرى. وبالقدر الذي تكون فيه خطط وقرارات الأدوات سليمة يكون نمو وتطور المنشأة سريعاً نحو النجاح. ولكن متى تكون قرارات الإدارة صائبة وصحيحة؟ وهل يفترض أنها دائماً كذلك؟
يعتقد أن ذلك يتوقف على توفر معلومات سليمة وصحيحة تبنى على أساسها القرارات والكم الأكبر من هذه المعلومات تعالج وتحضر في دائرة المنشأة ومن ثم تحويلها إلى لغة تعتمد عليها الإدارة في اتخاذ القرارات ومن هنا يبرز الدور المهم الذي يلعبه نظام المعلومات المحاسبية في تزويد الإدارة بالمعلومات السليمة التي يحتاجها لتصريف أمور المنشأة منها المعلومات المحاسبية التي تتناول معلومات محاسبية بشكل آني أو تقارير دورية شهرية كميزان المراجعة والتقارير المالية السنوية كقائمة الدخل والميزانية وقد تكون المعلومات المحاسبية مالية وتاريخية مستقبلية.
يقال بأن اتخاذ قرار جيد يعتمد بنسبة 90% على المعلومات و 10% على الذكاء والإلهام فكل القرارات تتطلب معلومات والغرض الرئيسي للحصول على المعلومات هو من أجل استخدامها للوصول إلى القرارات وتنفيذها وتثبيتها. وفي حقيقة الأمر فإن القرارات والمعلومات موضوعات مترتبان على بعضهما لا يمكن التعرض لأحدهما دون الآخر وبينما نجد اتفاقاً بين الكتاب على وجود هذا الترابط إلا أنه يبدو عدم وجود اتفاق بينهم حول تحدي أيهما ينبغي أن نبدأ بدراسته عند تصميم نظم التخطيط والرقابة في المنشآت.
إلا أنه غالباً ما يتبع المصممون لنظم المعلومات الخطوات التالية عند تصميم تلك النظم:
1- استقصاء المستويات الإدارية المختلفة عند احتياجاتهم من السياسات (غالباً سؤالهم عن مطالبهم من البيانات المختلفة).
2- تصميم نظام معلومات له السمات الرئيسية التالية:
أ- إنتاج كمية كبيرة جداً من المعلومات بدرجة لا يمكن تلخيصها ومعظمها قد لا يكون له علاقة بالقرار أو القرارات التي يجب اتخاذها
ب- كثير من المعلومات الناتجة يجب تجميعها وإعادة تشغيلها بواسطة مستلم تلك المعلومات.
ج- العلاقة لا تكون واضحة بين القرارات والمعلومات.
3- غالباً ما يتم تصميم تلك النظم على أساس استخدام التشغيل الإلكتروني للبيانات.
ولكن الخطوات السابقة لا تبدو منطقية ذلك لأنه لا يمكن أن نبدأ بالدراسة المتعلقة بتصميم نظام المعلومات دون التعرض لهيكل القرارات في المشروع (أي قبل أن تحدد القرارات المطلوبة في المشروع وكيف ترتبط بعضها ببعضها البعض وما هي المعلومات المطلوبة لكل قرار) ذلك لأنه عندما تتم الإجابة على تلك الأسئلة يمكن فقط الاستمرار في تصميم نظام المعلومات وتحديد محتويات التقارير الإدارية وبناء على تلك النظرة يمكن أن تحدد بعض المبادئ الهامة في مجال تصميم نظم المعلومات:
1- تعتبر البيانات أساساً ضرورياً لاتخاذ القرارات فبدون البيانات ليس من الممكن أن تحدد البدائل وبناء على ذلك فإن البيانات المجمعة يجب أن تساعد في تحديد البدائل وفي قياس منفعة أو قيمة كل بديل وأن البيانات المحاسبية ذات صبغة خاصة مهمة لاتخاذ القرارات.
2- يجب أن تكون البيانات ملائمة للقرار المعروض أو يمكن تحويلها لكي تصبح بيانات ملائمة. والبيانات المحاسبية كثيرة وهنا لا بد من اختيار البيانات اللازمة لاتخاذ القرارات المناسبة.
3- يجب تجميع البيانات قبل تحديد البدائل وتحديد المنافع المترتبة على تلك البدائل وعلى الأقل معرفة القرار لتجميع البيانات المحاسبية اللازمة.
4- يتوقف الاحتياج لبيانات دقيقة على الأساليب المستخدمة لقياس منافع البدائل المختلفة والوزن النسبي المعطى للبيانات في القياس أو المنافع النسبية المحددة للبدائل حيث هناك أساليب محاسبية كثيرة يمكن استخدامها.
5- إذا تم تعريف الخطوات اللازمة لإنجاز القرارات المختلفة على النحو السابق فإنه يمكن تفويضها إلى مستويات إدارية أقل أو يمكن برمجتها لتؤدي بواسطة الآلات الإلكترونية وينبغي هنا ضرورة استبعاد البدائل ذات العائلة المتخصصة.