الفصل الثاني

تصنيف المحفوظات

طرق التصنيف

يمارس الإنسان عملية التصنيف في حياته اليومية ويكاد يكون التصنيف من الأمور البديهية التي يلجأ إليها الإنسان عند التعامل مع عدة أمور/ أوراق/ مواضيع... الخ. بحيث إذا صنفها سهل عليه الاستدلال والرجوع إلى ما يريد بسهولة ويسر.
وهذه بعض الأمثلة على التصنيف من حياتنا العملية:-
1) تصنيف محتويات المحلات التجارية كما يلي:-
محل الخضار: خضار، فواكه، أعشاب... الخ.
البقالة: أجبان وألبان، معلبات، حبوب... الخ.
محل الملابس: جاكيت، قميص، فستان... الخ.
2) تصنيف محتويات الثلاجة في المنزل.
3) تصنيف أوراق المنزل إلى الأجهزة، الكهرباء، المياه، التلفزيون، الخ.
4) تصنيف شهادات ومستندات أفراد العائلة حسب كل فرد.
5) تصنيف الأدوية في الصيدلية.
إن فائدة التصنيف تكمن في تسهيل البحث والرجوع إلى الشيء المحدد من بين مجموعة من الأشياء ومن البديهي أن التصنيف يرتكز على تجميع الأشياء المتشابهة والتي يربطها علاقة منطقية معينة تختلف باختلاف الأشياء موضوع التصنيف، فقد تكون العلاقة موضوعية، أو جغرافية أو جهوية أو زمنية.
وأما فيما يتعلق بالمحفوظات على مستوى المؤسسة أو البنك فإن الموضوع أكثر أهمية وتعقيداً وذلك بسبب كبر حجم المحفوظات وتنوعها.
فيما يلي نعرض تفصيلاً لطرق التصنيف التالية:-
1) التصنيف الهجائي للأسماء.
2) التصنيف حسب الموضوع.
3) التصنيف حسب المنطقة الجغرافية.
4) التصنيف حسب الزمن/ التاريخ.
5) طريقة التصنيف اللفظي/ الصوتي.