أولاً: التصنيف الهجائي للأسماء : (Alphabetic)

ويطلق البعض اسم الطريقة الأبجدية على هذه الطريقة والصحيح هي الطريقة الهجائية لأننا نتبع الحروف الهجائية وهي (أ، ب، ت، ث، جـ، حـ، خـ، د، ذ، ر، ز، س، ش، ص، ض، ط، ظ، ع، غ، ف، ق، ك، ل، م، ن، هـ، و، ي) وليس الحروف الأبجدية (أبجد هوز، حطي، كلمن، سعفص، قرشت، تخذ، ضظغ).
تصنف المستندات على أساس أسماء الأشخاص أو العملاء أو الطلاب حسب الحروف الأولى أي ترتيبها هجائياً، لذلك يطلق على هذه الطريقة أيضاً التصنيف حسب الأسماء بصرف النظر عن موضوع المراسلة أو الموقع الجغرافي أو الزمن الذي وردت فيه. فملف الموظف مثلاً تجمع فيه أوراق كثيرة تتعلق بموضوعات مختلفة، فقد يكون موضوع إحدى الأوراق صرف مكافأة، أو علاج، أو زيادة سنوية، أو ترفيع...وهكذا، وعلى الرغم من اختلاف هذه المواضيع عن بعضها البعض في مكان واحد، فإنه يتم اتباع هذه الطريقة في التصنيف.
ولسهولة الوصول إلى أي ملف بسرعة توضع بطاقة إرشاد لكل حرف من الحروف الهجائية ثم تجمع خلفها كل الملفات التي تحمل أسماء تبدأ بهذا الحرف ثم توضع بطاقة الإرشاد التي تحمل الحرف الذي يليه ثم الملفات التي تبدأ بنفس الحرف توضع خلفها وهكذا....
وفي الحالات التي يكون فيها عدد الأوراق الخاصة ببعض الأشخاص مبرراً لفتح ملف خاص لكل اسم منهم فإنه يمكن وضع الأوراق المتعلقة بهم في ملف واحد يطلق عليه "أشخاص آخرون" أو "جهات أخرى" شريطة أن يخصص ملف واحد للأسماء التي تبدأ بنفس الحرف الهجائي فمثلاً ملف للأسماء التي تبدأ بحرف (أ)، وملفات أخرى لكل حرف من الحروف الهجائية.
مزايا هذه الطريقة:
1. سهولة وبساطة تنظيم الملفات.
2. الحفظ المباشر للمستندات والأوراق دون الحاجة إلى استخدام فهارس، فهي طريقة فهرسة ذاتية.
3. تجميع المستندات والأوراق الخاصة بشخص معين في مكان واحد يسهل الرجوع إليها بسرعة.
4. المرونة بحيث يمكن إضافة ملفات جديدة والاستغناء عن بعض الملفات التي لم تعد المؤسسة بحاجة إليها دون الحاجة إلى تغيير نظام الملفات.
عيوب هذه الطريقة:
1. لا تحدد مكاناً ثابتاً للملف، فكلما زاد عدد الملفات تحرك الملف إلى الأمام أو إلى الخلف في الدرج.
2. ازدحام الملف خلف بعض الحروف دون غيرها وصعوبة تحديد المساحة المطلوبة لبعض الحروف فقد تخصص مكاناً معيناً لملفات حرف معين ثم يتضح بعد فترة عدم كفاية هذه المساحة.
3. تحتاج إلى مجهود كبير في الترتيب ووقت عند البحث عن الملفات إذ يضطر الباحث أن يتبع الأسماء حرفاً حرفاً حتى يصل إلى ملف الاسم المطلوب.
4. قد تقع بعض الأخطاء عند الترتيب الهجائي لملفات الأسماء المتشابهة كذلك قد يتسبب في إحداث ملفات جديدة متكررة.