ثالثاً: سجلات الوقت الخاصة:
إضافة إلى السجل اليومي للوقت وسجل ملخص الوقت تستخدم سجلات خاصة لكل نشاط على حده، مثل سجل الهاتف، وسجل المقاطعات، وتزويد هذه السجلات المدير بمعلومات تفصيلية أكثر عما يمكن أن يزوده بها السجل العادي.
وتعتمد كفاءة إدارة الوقت على عدة عناصر من أهمها:
1-إدراك المدير لقيمة الوقت وأهميته وتحديد الوقت الضائع فيه.
2-معرفة المدير بالوسائل والمهارات اللازمة لإدارة الوقت.
3-استخدام المدير لهذه الوسائل والمهارات في إدارة الوقت.
وقد أشار فينر FERNER إلى ضرورة اتباع الخطوات التالية في إدارة الوقت:
1-تحديد كيفية استخدام الوقت حالياً باستخدام التقنيات الحديثة في تسجيل الوقت.
2-تحديد الوقت المخصص لتحديد المشكله، أسبابها، والحلول المقترحة لها.
3-إجراء عملية التقييم الدوري للإمكانيات والمتطلبات.
4-تحديد الأهداف وتحديد الأولويات في هذه الأهداف.
5-وضع خطط عملية لتحقيق الأهداف.
6-تنفيذ الخطط من خلال وضعها على برنامج العمل اليومي.
7-العمل على تطوير الخطط المتبعة في إدارة الوقت.
8-المتابعة والتحليل الدوري للنتائج وإعادة التخطيط.
ويمكن اعتبار هذه الخطوات متكاملة لتحقيق إدارة الوقت ويصعب تنفيذ أي منها إذا فقدت أحداها، إلا أن أهم هذه المراحل هي الاولى، إذ أن البدء بها يمثل أصعب المراحل، لأنها تشخص النشاطات التي تستحوذ على الجزء الأكبر من وقت المدير وإذا ما تم اتباع المبادئ والطرق العلمية في إدارة الوقت فإنه سيكون استثماراً مفيداً لأن استغلال الوقت سيؤدي إلى:
1-تحقيق المنظمة لأهدافها.
2-الالتزام بالقضايا الإدارية المهمة والطويلة الأمد بدلاً من القضايا قصيرة الأمد.
3-تطوير قدرات المديرين.
4-تخفيف القلق والضغط والتوتر عند المديرين.