تمهيـــــد :مفهوم وأهمية إدارة الوقت

اولاً: مفهوم الوقت:

هو السلعة الحرة التي تباع ولا تشترى. حيث أنك تحصل على نفس الكمية من الوقت التي تحصل عليها أي فرد آخر.

أما مفهوم إدارة الوقت: هو الاستثمار الأفضل للموارد المتاحة، حيث تتضمن التخطيط والتنظيم والتنسيق والتوجيه والرقابة والتحفيز والاتصال.

على المدير الذي يريد إدارة وقته بفعالية فإنه يفترض عليه ما يلي:

1-التخطيط: أن التخطيط هو أساس كل عمل لكي ينجح، لذلك يوفر التخطيط الوقت بشكل يسهل توفير ساعات طويلة عند التنفيذ.

2-التفصيل: هنا يجب على المدير توفير معلومات كافية تساعد على توضيح المشكلات الناتجة عن الوقت ونتائجها.

3-التقيّد: يجب على المدير الالتزام بإدارة جيدة تساعد على التخلص من العادات القبيحة.

4-متابعة العمل: يجب معرفة النتائج والمشكلات ومطابقة الأنحرافات عن الواقع وتعديله وإحلال الايجابيات وتجنب السلبيات.

ثأنياً: أهمية إدارة الوقت:

1- تحديد جيّد وفعال وواضح وسليم للاختصاصات يمنع التعارض والتضارب والتنازع في الاختصاصات. ويمنع في الوقت ذاته التدخل في أعمال الآخرين ووضع العراقيل أمامهم ويمنع في الوقت الظلم الأعمى في توزيع المهام والأعمال بين البشر ويحقق العدالة في هذا التوزيع. ويساعد على تنظيم الأولويات وترتيبها بالشكل الذي يساعد المشروع على:

أ-تعظيم الاستفادة من كل موارده.

ب-معالجة اية معطل أو مهدد أو غير مستغل.

ج-رفع معدلات الإنجاز إلى أعلى درجاتها.

هـ-قدرة أكبر على التواصل والاستمرار والديمومة.

2- تعميق واع ومدرك بالشعور بالمسؤولية الإيجابية تجاه النجاح العام للمشروع وتعزيز للإدراك بالضرورة القصوى للنجاح الخاص للأفراد. حيث أن الفرد ركيزة أساسية للتقدم لاي مشروع وأدائه الفعال للارتقاء والتنمية.

3- استخدام التنسيق المسبق والمبكر وأساليب المشاركة والتفاعل والتفعيل البشري، وزيادة الإحساس بالآخرين العاملين في المشروع. حيث أن العلاقة بينهم يتم عن طريق التعاون المتبادل. وهناك وسائل رئيسية لاستخدام الإدارة بالمشاركة في إدارة الوقت من بينها:

أ-فرق المهام وفرق العمل.

ب-حلقات الجودة والإنتاجية.

ج-الإدارة بالنظم المفتوحة.

د-الإدارة بالأهداف.

4- سلامة التخطيط المدرك لمدى قيمة وثروة الزمن والوقت، وممارسة الأنشطة المختلفة في المشروعغ في إطاره، ومدى ارتباط هذا بالتصور والرؤية المستقبلية وما تحتاج إليه من رسم لتصورات وسيناريوهات واقعية قابلة للتنفيذ ومكرّسكة للموارد والإمكانيات المتاحة والتي يمكن استغلالها بسهولة ويسر وتعظيم العائد منها.

5-سلامة التنظيم المرن المستوعب للمتغيرات والمستجدات والطموحات للأفراد.

لكل هذا يتم في الترقي والارتقاء الوظيفي والمهاري. وما يستوعبه ذلك من توصيف سليم وايجابي للوظائف والمهام والأعمال المتعين القيام بها داخل كل وظيفة وعلاقة هذه الوظيفة بالوظائف الآخرى داخل المشروع وخطوط الاتصال ونطاق الإشراف الخاص بها. وهو ما يستدعي منا في إدارة الوقت إدخال نظم العمل الجمعي واللأمركزية وأنسياب المعلومات مما يؤدي إلى دمج وإلغاء مستويات تنظيمية متعددة داخل الجهاز الإداري للمشروعات وزيادة فرص ووظائف العمل المتوازي والتخفيف من وظائف العمل الهرمي المتتالي ومن ثم التوسع على نظم في استخدام نظم المعلومات الحديثة، وتطبيق مناهج التنظيم المتقدمة اعتماداً على نظم الشبكات.

6- دافعية التحفيز ومدى وفرة الدوافع والحوافز سواء الذاتية أو الخارجية ومدى قدرتها على تحريك واقناع وحث القوى العاملة في المشروع على تقديم أفضل ما لديها. وعلى تفعيل كافة إمكانياتها لخدمة المشروع. والارتقاء بآليات الإنتاج ورفع الإنتاجية مع توفير أعلى محفزات الإبداع والابتكار والخلق.

7- قرب المتابعة، أي أن تقوم المتابعة عن كثب وبشكل سليم سواء مكانياً أو زمأنياً أو نشاطياً، وتعميق الإحساس معها بالأمأن وليس بالإرهاب وأنها وسيلة للحماية والوقاية من الأنحراف وإدارة التأمين للمشروع ضد أي قصور. ومن ثم توفير الوقت خاصة وقت الإعادة والتصحيح والتوصيب فضلاً عن وقت التنفيذ ذاته حيث تعمل إدارة الوقت على الاهتمام بتفعيل الرقابة والمتابعة من خلال زيادة عنصر الرقابة الذاتية والتابعة من ضمير الفرد ذاته.

وتعمل إدارة الوقت على تطبيق منظمومة الجودة الشاملة ووضعها كنظام حاكم وتتحكم في العمل وبها يؤدي إلى تطبيق مبادئ الرقابة الوقائية لمنع أي قصور أو خطأ وعدم السماح بحدوثه.

8- سلامة التوجيه الايجابي إلى أفضل السبل وأقلها جهداً لتحقيق الإنجازات المطلوبة حيث يصبح الوعي بالآخرين وما لديهم هو أساس التوجيه وليس السلطة. ويصبح التوجيه مزيجاً من خلق الدافع والحافز على العمل ومن الحصول على الإدارة بشكل سليم وفي الوقت ذاته فإن إدارة الوقت تحث على تطوير نظام التوجيه في المشروعات لتصبح أكثر اعتماداً على التوجيه الذاتي للفرد في إطار المنظمومة الجماعية اعتماداً على المعلومات وليس على السلطة كما أن التوجيه في المشروع يعطي اهتماماً وعناية أكبر بالمستفدين من عملاء المشروع وباعتبار أن العملاء والمستهلكين هم هدف المشروع وأن رضا هؤلاء العملاء هو ما يتم السعي إليه.

ومتى كانت إدارة الوقت هي اداره الموارد البشرية فإن التوجيه في إدارة الوقت يهتم بالمورد البشري من خلال الارتقاء بقدراته ومهاراته باستخدام منظومة التدرييب، وفي الوقت ذاته حثه على استثمار الطاقات الابتكارية والإبداعية.