تسجيل وتحليل الوقت واستراتيجيات إدارته

([2]):

اولاً: تسجيل الوقت:

إن الخطوة الاولى في استغلال الوقت هو معرفة كيفية أنقضاء هذا الوقت وهذا يتطلب تسجيلاً لكافة النشاطات التي يمارسها المدير في فترة زمنية محددة. وكذلك الوقت الذي يستغرقه كل نشاط خلال هذا الفترة وتعتبر عملية تسجيل الوقت من الركائز الأساسية التي تساعد في الوصول إلى نتائج أفضل. فرغم أن المعظم الدراسات المتعلقة بمهام المدير تؤكد على أن التخطيط هو المهمة الاولى.

كما اشار دركر DRUCKER أن مهام المدير لا تبدأ بالتخطيط بل باحاطته بكيفية أنقضاء وقته. فتسجيل الوقت هو الأداة السليمة التي توضح كيف يقوم المدير أو الفرد العامل بقضاء وقته ويعطي إجابة واضحة عن كيفية قضاء المدير لوقته بهدف التصويب، ويزود المدير بحقائق ومعلومات عن وقته. وكغيره من الموارد لا يمكن إدارة الوقت بدون حقائق ومعلومات ويقوم منهج تسجيل الوقت على ركنين أساسين هما:

1- جهل المديرين لطبيعة المشكلات الناجمة عن عدم إدارة أوقاتهم، فعدم اعتماد المنهج العلمي في إدارة الوقت من تسجيل وتحليل ستترتب عليه إنماط سلوكية تستنفذ الكثير من الوقت للإدارة وأوقات العاملين فيها. ولا شك أن الخطوة الاولى في السيطرة على الوقت تكمن في التعرف على طرق أنقضاء الوقت في العمل مما يساعد على التوصل إلى تعريف وتحديد دقيق لمشكلات الوقت والوصول إلى حل علمي لها.

2- لا بد من تسجيل وتحليل الوقت للوقوف على قيمته وتكلفته وحجم الخسائر المترتبة على عدم تطبيق إدارة الوقت.

والحقيقة لا نستطيع إدارة وقتنا بشكل أفضل إلا إذا تمكنا من المعرفة الدقيقة لكيفية قضائه. وهذا لن يتم بدقة إذا ما تم الاعتماد على الذاكرة فحسب، الأمر الذي يتطلب وضع جدول أو جداول توزيع دقيقة لعنصر الوقت على الأنشطة وفق حاجاتها وأهميتها، وبالتالي تسجيل ورصد ما يستغرقه كل نشاط من الأنشطة التي يمارسها المدير في فترة زمنية معينة، والوقت الذي يستغرقه كل نشاط في تلك الفترة ثم القيام بتحديد متوسط الوقت الذي يقضيه في كل نشاط بهدف التعرف على الأنشطة التي تستغرق وقتاً أكبر مما هو مفروض. لتقليل الوقت الذي يقضيه المدير فيها وتلك التي تستغرق وقتاً أقل بهدف توجيه الاهتمام إليها، وتلك التي يقضي فيها المدير وقتاً معيناً ولكن يمكن الاستغناء عنها، والهدف من وراء كل ذلك هو تحديد الأهمية النسبية لكل نشاط وإبراز الأنشطة غير المهمة والأنشطة المهمة بهدف تقليل الوقت الذي يقضيه المدير في الاولى وزيادة الوقت المخصص للآخرين وإعادة توزيع وقته على الأنشطة وفق أهميتها ودرجة إسهامها في تحقيق الأهداف.

ويكون تسجيل الوقت لمرتين أو ثلاث مرات في السنة، تغطي كل مرة أسبوعاً أو أسبوعين أو ثلاث أسابيع كي يعطي التسجيل صورة حقيقة عن كيفية قضأء المدير لوقته، ويمكن أن يقوم بالتسجيل المدير بنفسه أو يقوم بالتسجيل شخص آخر في المنظمة ولكل مزايا وعيوب وتتم عملية تسجيل الوقت باستخدام سجلات ملائمة، متعددة، ومتنوعة، وفقاً للأهداف والأنشطة وطبيعة العمل ومن هذه السجلات:

1-السجل اليومي.

2-السجل الملخص للوقت.

3-سجلات الوقت الخاصة.

وتعتمد كفاءة تحليل إدارة الوقت على عدة عناصر أهمها:

1-تحليل المدير لأسلوب استخدامه للوقت وتحديد الوقت الضائع فيه.

2-التزام المدير ذاته بالتقليل من الوقت الضائع.

3-تخطيط الوقت المستخدم مستقبلاً ومراقبة تنفيذ ذلك.

-خلاصة القول أن دراسة وتحليل الوقت تمر بالخطوات التالية:

1- العمل على تحديد الأعمال والنشاطات التي تستغل وقت الموظف من خلال علمية التسجيل في الجداول التي سنوردها – بعد قليل – ومن ثم تفرغ المعلومات استعداداً لتحليلها.

2-دراسة وتحليل النشاطات والمهام الموجودة في الجداول ومحاولة بيأن الأسباب التي أدّت إلى هدر الوقت للتعرف عليها وإيجاد الحلول بها.

3-تقديم الحلول المناسبة لإعادة توزيع الوقت بشكل متوازن على الأعمال.

4-التنفيذ والمتابعة لدراسة وتوزيع الوقت باستمرار للتأكد من كفاءة وفعالية الأداء.