المبحث الثالث : تنظيم إدارة المواد

 

Organisation Of Materials Management

 

 

تركز وظيفة التنظيم على تطوير هيكل الأعمال بين الأفراد والعمليات، ليتسنى تنفيذ الخطط ومن ثم تحقيق الأهداف المخطط لها فالتنظيم كوظيفة إدارية تتولى وضع الإطار العملي المناسب لكيفية الانتقال بالخطط من مستوى الأفكار والتصورات إلى مستوى الواقع والممارسات وذلك بتحديد الهياكل التفصيلية التنفيذية الآتية(9): 

 

‌أ- الهيكل التنظيمي: الوحدات التنظيمية واختصاصاتها وعلاقاتها الوظيفية. 

 

‌ب- هيكل الوظائف: المهام الأساسية وتقسيمها إلى واجبات ومسؤوليات بصيغة وظائف مترابطة. 

 

‌ج- هيكل العمالة: الملاكات المطلوبة لاشغال هيكل الوظائف وفق المؤهلات اللازمة لادائها. 

 

إن الوحدات الاقتصادية قد يجري تنظيمها بأشكال مختلفة حسب طبيعة عملها وحجمها، ولكن اختلاف الأشكال لا يعني ضياع الهدف من التنظيم، لأنه واحد ومشترك في جميع التنظيمات إلا وهو إنجاز الأهداف وفق ما خطط لها. لذا نجد بأن الحاجة للتنظيم تظهر عند وجود مجموعة من الأفراد يعملون في مواقف متباينة ويباشرون أنواعا مختلفة من النشاط ولكنهم جميعا متجهون نحو تحقيق هدف أو أهداف مشتركة. 

 

فالتنظيم إذن هو وسيلة تجمع مجموعة من الأنشطة المرتبطة ببعضها لتحقيق أقصى إنتاجية عن طريق التنسيق والتعاون فيما بينها لتحقيق الأهداف المشتركة، لذا فإن الاهتمام بإعداد هذه الوسيلة بشكل جيد يعد من المؤشرات الأساسية للحكم على سلامة البنيان التنظيمي للوحدة الاقتصادية ومدى إمكانية تحقيقها لأهدافها. 

 

وبصدد تنظيم الأنشطة المتعلقة بالمواد في إدارة واحدة هي إدارة المواد لا بد أن نذكر بأن عددا من الوحدات الاقتصادية كالوحدات العاملة في مجال الصناعات الكهربائية والإلكترونية، وصناعة السيارات، وصناعة الطائرات، وصناعة الحديد والصلب بدأت في تطبيق مفهوم إدارة المواد في هيكلها التنظيمي منذ الخمسينات واتسع عدد الوحدات التي أخذت بتطبيق مفهوم إدارة المواد في تنظيمها في الستينات وذلك من منطلق مفاده، إن الأنشطة المتعلقة بالمواد متصلة ببعضها (تشمل تحديد الاحتياجات، دراسة الأسواق والشراء والنقل والفحص والاستلام، والتخزين، ومراقبة المخزون، ومناولة المواد والأجزاء والصرف، والتصرف في المخلفات الصناعية، والمعلومات) ولا بد من التنسيق فيما بينها. 

 

ومن المزايا التي تحققت للوحدات الاقتصادية التي أخذت في تنظيمها بمفهوم إدارة المواد هي زيادة كفاءة الاتصال وكذلك التنسيق فيما بين الانشطة المختلفة المتعلقة بتوفير الاحتياجات من المواد والاجزاء والسلع والتصرف في المخلفات الصناعية فمن خلال تطبيق الوحدة الاقتصادية لمفهوم إدارة المواد في تنظيمها، تستحدث إدارة مركزية للمواد تتكون من عدد من الأقسام والشعب تأخذ على عاتقها جميع الأعمال المتعلقة بتوفير الاحيتاجات المختلفة من المواد والأجزاء والسلع، الأمر الذي يساعد في معالجة العوامل المتضاربة وموازنة المصالح المختلفة في اتجاه المصلحة العامة، كما أن من شأن هذا التطبيق أن يؤدي إلى تحقيق تدفق افضل وسريع لمختلف المواد والأجزاء وذلك من وقت نشأة الحاجة إليها وإلى أن تصبح سلعا تامة الصنع وتشحن للأسواق. 

 

أن موقع إدارة المواد في الخارطة التنظيمية يجب أن يكون في المستوى الأول وترتبط بالإدارة العليا أسوة بالإدارات الرئيسية الأخرى كإدارة التسويق، وإدارة الإنتاج، وإدارة الأفراد وذلك لأهمية المهام الملقاة على عاتقها من جهة (الشراء، والنقل، والفحص والاستلام، والتخزين، ومناولة المواد، والصرف، والتصرف في المخلفات) وأثر هذه المهام في إنجاز وظائف الإدارات الأخرى وبالتالي تحقيق أهداف النشاط الإنتاجي والتسويقي من جهة ثانية. والشكل    (1-2) يوضح موقع إدارة المواد وارتباطها بالرئيس الأعلى في إحدى الوحدات الصناعية. 

 

موقع إدارة المواد وارتباطها بالرئيس الأعلى

 

ثانيا: التنظيم الداخلي لإدارة المواد

 

  Internal Organization Of Materials Management 

 

يتأثر التنظيم الداخلي لإدارة المواد بطبيعة الأعمال والواجبات الملقاة على عاتقها. فالخارطة التنظيمية لإدارة المواد يفضل أن تكون على الاساس المجمع، أي أن كل وظيفة داخله تكون مجمعة على أساس التخصص الوظيفي والشكل (1-3) يوضح نموذجا لتنظيم إدارة المواد في إحدى الوحدات الصناعية الكبيرة. 

 

ويمكن أن يقوم بأعمال الفحص في الوحدات الاقتصادية الصغيرة قسم المشتريات، كما يمكن أن يقوم بأعمال الاستلام قسم المخازن، وهذا يعني إن إدارة المواد في مثل هذه الوحدات ستضم أقسام الشراء، النقل، الخزن. 

 

التنظيم الداخلي لإدارة المواد في وحدة صناعية كبيرة