المبحث الأول : أهمية وظيفة الشراء

 

Importance Of Purchasing Function

 

 

 

تعد وظيفة الشراء في الوحدات الصناعية من الوظائف التي تعمل في تكامل مع وظائف الانتاج، والتسويق، والافراد، والتمويل ولا يمكن تحقيق أهداف الانتاج والبيع ما لم يتم توفير احتياجات الوحدة الصناعية من مستلزمات الانتاج المختلفة بالكمية والمواصفات الملائمة، والسعر المناسب، وفي المكان والزمان المناسبين. 

 

فالشراء بمفهومه العام يقصد به الحصول على المواد الاولية وغير ذلك من المستلزمات السلعية والخدمية عن طريق دفع قيمتها، ولكن الشراء كوظيفة يتطلب مفهوما جديدا يمكن ان يعبر عنه بأنــــه وظيـفة تدبير مختلف الاحتياجات من المستلزمات باقل استثمار ممكن(17). 

 

إن الوحدات الاقتصادية تحصل على احتياجاتها من مستلزمات الانتاج من مصدرين هما: الانتاج الداخلي والشراء من الخارج. ويقصد بالمصدر الأول قيام الوحدة الاقتصادية بتصنيع احتياجاتها داخليا، ولكن في اغلب الحالات يتعذر ذلك لانه يتطلب امكانيات مادية وبشرية كبيرة، مما يدفع بالوحدة الاقتصادية إلى الاعتماد على المصدر الثاني من الخارج، حيث يتم الحصول على الجزء الاكبر من هذه الاحتياجات عن طريق الشراء السليم والتي تقوم عليها اصول الشراء الجيد. 

 

اعتمادا على ما تقدم، لا بد من اسناد وظيفة الشراء إلى قسم المشتريات الذي يتولى عملية تخطيط المشتريات ورسم سياسات الشراء واعداد الكوادر وتأهيلها للقيام بأداء وظيفة الشراء بكفاءة وفاعلية. 

 

وتتضح لنا أهمية وظيفة الشراء باستعراض النقاط الاتية:

 

 1. التوقيت السليم لعمليات الشراء: إن هذا المفهوم يؤدي دورا بارزا في مجالين هما (18): 

 

‌أ- تدبير جميع احتياجات الوحدة الاقتصادية من المستلزمات السلعية والخدمية في مواعيدها المناسبة مما يضمن استمرار العملية الانتاجية حسب الخطط الانتاجية والتسويقية الموضوعة. 

 

إن التوقيت غير السليم لعملية الشراء له تأثيره المباشر في وظيفتي الانتاج والتسويق ومن ثم على ايرادات الوحدة الاقتصادية، علما بان التوقيت غير السليم قد يسبب في أغلب الاحيان توقف الانتاج، وبالتالي الضياع الاقتصادي للموارد المتاحة. 

 

‌ب- ان التوقيت الصحيح لعمليات الشراء يؤدي إلى خفض كلفة الخزين من خلال تفادي شراء المواد الخاضعة للخزن قبل فترة طويلة من الحاجة لها. 

 

بناء على ذلك فإن التوقيت السليم لعمليات الشراء يسهم مساهمة فاعلة في ضمان التدفق المنتظم للمواد والتجهيزات المختلفة والمعدات وبالتالي للسلع المنتجة إلى السوق، اضافة إلى الاستخدام الصحيح للموارد المتاحة للوحدة الاقتصادية. 

 

2. المشتريات كمصدر للربحية: ان وظيفة الشراء جزء مهم وحيوي من إدارة الاعمال والسؤال كيف يمكن للمشتريات ان تزيد من ربحية الوحدة الاقتصادية؟. 

 

إن أي تخفيض في تكاليف المشتريات التي تحتاجها الوحدة الاقتصادية يؤثر بشكل مباشر على ربحيتها.فمثلا يؤدي تخفيض تكاليف المشتريات بنسبة 2% إلى زيادة الربح بنفس النسبة، وبمعنى آخر ان انخفاضا في تكاليف المشتريات بنسبة معينة يؤدي إلى زيادة الربح بنفس النسبة، وعلى سبيل المثال نفترض ان ايراد مبيعات إحدى الوحدات الصـناعية هو (100) مليون دينار وان هذه الوحدة تنفق (50) مليون دينار على شراء المواد، فإن تخفيض تكاليف شراء المواد بنسبة 1% يؤدي إلى زيادة ارباحها بمقدار نصف مليون دينار. وإذا لم تتمكن من تخفيض تكاليف شراء المواد، ولكي تحقق نفس الزيادة في الربح، لا بد من زيادة مبيعاتها إلى 105.5 مليون دينار وعلى فرض ان ربحها يصل إلى 9% من ارقام مبيعاتها. 

 

3. تحقق وظيفة المشتريات اذا أحسن أداؤها قيمة مضافة للوحدة الصناعية تتساوى ان لم تزد عن القيمة المضافة التي تحققها العملية الصناعية(19). وتمثل القيمة المضافة القيمة التي تضاف إلى قيمة المواد والسلع الوسيطة كنتيجة للعملية الصناعية، وهي تساوي قيمة الانتاج الاجمالي مطروحا منه قيمة مستلزمات الانتاج، وهذا الفرق يمثل مدى مساهمة كل وحدة صناعية في العملية الاقتصادية. 

 

إن العملية الاقتصادية باكملها تتمثل في تحويل المواد الأولية إلى اشكال مختلفة لها استعمالات وقيم من وجهة نظر مستخدميها، وهذا التحويل يتم أما بعملية صناعية واحدة أو عدة عمليات، فمثلا لغرض صناعة هيكل سيارة لا بد من الحصول على الحديد الخام اللازم ويتم تحويله إلى حديد صلب، ثم تحويله إلى صفائح معدنية وهذه بدورها تتحول إلى هيكل محدد يأخذ في النهاية شكل سيارة من نوع معين والفرق بين قيمة المنتج النهائي (السيارة) وبين قيمة المواد والمستلزمات الأخرى المستخدمة يسمى القيمة المضافة بواسطة الانتاج. 

 

ونتيجة لزيادة درجة التخصص الصناعي، تخصصت بعض الوحدات الصناعية بتصنيع المواد والأجزاء والمعدات وتقديمها إلى وحدات صناعية آخرى لتستخدمها في عملها الصناعي، وقد وصلت بعض الوحدات الصناعية إلى النقطة التي تشتري فيها أكثر من 50% من قيمة مبيعاتها. وهذا يعني ان هذه الوحدات تحقق قيمة مضافة نتيجة عملياتها الصناعية اقل من 50% من قيمة مبيعاتها، لذا يبدو جليا أهمية وظيفة الشراء لاي وحدة صناعية.