كيفية التعامل مع مستقدم المجموعة السياحية:

مستخدم الدليل السياحي:

الدلالة السياحية مهنة خدمات، يقوم الدليل السياحي من خلال عمله بتمثيل اكثر من جهة، فهو من جهة على افضل من جهة مواطن عليه واجب الولاء والانتماء لمواطنته ومواطني الدولة التي ينتمي اليها لتمثيلهم على افضل ما يستطيع وله مقابل هذا الاحترام المعنوي من افراد المجتمع والتسهيلات التي تقدمها له الجهات الرسمية، وهو من جهة اخرى يمثل الجهة المستقدمة للمجموعة وهي مكتب السياحة الذي استخدم الدليل السياحي للقيام بالعمل مقابل اجر مادي وبدلات يتفق عليها الطرفان، ولكن يحدث احياناً ان المستقدم لهذه المجموعة (المستخدم للدليل السياحي) جهة اخرى ليس لها سابق علاقة لا مع دليل سياحي مع مكتب سياحة، ولا تدري كيفية التعامل مع أي منهما مما ينتج عنه عدم معرفة بكيفية ترتيب برنامج سياحي، ولا تدري كيفية التعامل مع أي منهما مما ينتج عنه عدم معرفة بكيفية ترتيب برنامج سياحي مثل المدارس، الكليات، الجامعات الوزارات، السفارات الجامعات، الكليات، الوزارت، السفارات، النقابات وغيرها، وفي محاولتنا هذه سنضع أسس ومفاهيم نراها ضرورية لتسهيل العمل وفقاً لتبادل المصالح في سبيل الوصول إلى فهم متبادل من قبل جميع الاطراف لحاجات واهتمامات كل طرف.

الحالة الاولى: اذا كان منظم المرحلة السياحية مكتب سياحي:

في هذه الحالة يكون المكتب المستقدم للمجموعة السياحية قد اعد سلفاً برنامج عمل المرحلة، وقام بالحجوزات اللازمة لافراد المجموعة والدليل المرافق سواء مع شركة الباصات السياحية الناقلة من حيث مواصفات الباص المستخدم وسعته، المطاعم المناسبة من حيث جودة الطعام المقدم ونوعيته وسعره ومستوى الخدمة المطلوب، الفنادق ودرجة تصنيفها وكفاية توزيع الغرف وكذلك المواقع المطلوب زيارتها والخدمات المشمولة ونفقاتها بناء على برنامج معد مسبقاً متفق عليه مع الشركة السياحية المرسلة ويحمل كل سائح نسخته من البرنامج وتنحصر مسؤولية الدليل السياحي في هذه الحالة بتنفيذ ما يطلب منه حرفياً ويلزمه لذلك التاكد مما يلي:
1. معرفة اسم الشخص المسؤول عن البرنامج وارقام هواتفه (المكتب، المنزل، المحمول) للمتابعة مع اولاً باول في حالة حصول أي تعديل أو للاستفسار عن مواضيع تحص البرنامج.
2. الحصول على نسخة من برنامج العمل المفصل والمحتوى على اسماء موردي الخدمات للمجموعة من فنادق مطاعم، شركة النقل السياحي، الخدمات المشمولة والغير مشمولة، موعد القدوم، موعد السفر، مواقع الزيارات المتاحف وكذلك اسماء افراد المجموعة والشخص المسؤول بينهم.
3. الحصول على اوامر تقديم الخدمة المكتوبة (Voucher) للفنادق والمطاعم.
4. الالتزام بتعليمات المكتب الذي استخدمه وتنفيذ سياساته التسويقية ومستوى الخدمة المطلوب تقديمه للمجموعة.
5. احترام المكتب امام المجموعة والترحيب والوداع الصادق للمجموعة باسم المكتب، مع عدم توجيهه النقد والملامة للمكتب امام المجموعة في حالة حصول هفوات بل محاولة تحسين صورة المكتب عن طريق حل أي اشكال ومعالجة أي خطأ قد يحصل.

الحالة الثانية: اذا كان منظم الرحلة غير خبير بشؤون السياحة:

قد يحصل ان تقوم سفارة أو جامعة أو وزارة بالطلب من احد الادلاء السياحيين مرافقة مجموعة من الضيوف لزيارة موقع معين، أو القيام بجولة في المدينة سواء ليوم واحد أو اكثر، على الدليل السياحي الا يفترض ان من كلفه بالعمل مفترضاً الجهل التام! عليه بلباقته ودبلوماسيته وحسن تصرفه من خلال الاسئلة الاستفسارية ان يفهم طبيعة المجموعة التي سيرافقها من حيث الاهتمامات والعدد والسن وان يوصل فكرة عن طبيعة علمه وأجرته وما هو المتوقع منه ان يقوم به، وبهذا الصدد عليه:
1. ان يعرف من هي الجهة التي ستدفع اجرته؟ وهل تعلم هذه الجهة كم هي اجرة الدليل السياحي اليومية وهل هناك حجز بالفنادق التي ستنزل فيها المجموعة للديل المرافق؟
2. الحصول على كتاب تكليف رسمي بالعمل من الجهة التي كلفته بالعمل يوضح عدد ايام العمل المطلوبة؟ وتواريخ العمل؟
3. معرفة اية مواعيد ترتبط بهذا هذه المجموعة لتنسيق اوقات الرحلة حسب ارتباط المجموعة باية مواعيد.
4. من هو الشخص المكلف بدفع اية مصاريف تتحقق عن الزيارات في المتاحف والمواقع والمطاعم، فاذا كان الدليل السياحي سيدفع فجيب عليه اخذ سلفة كافية لدفع أية المصاريف واحضار ايصالات رسمية لتقديمها عند المحاسبة النهائية,
5. معرفة عدد افراد المجموعة؟ هل سيرافقهم احد من الجهة التي كلفات الدليل بالعمل؟ من هم؟ وكم عددهم؟ وهل هناك من سينضم أو يترك المجموعة خلال تنفيذ البرنامج؟
6. ما هي وسيلة المواصلات المستخدمة؟ هل سعتها كافية؟ هل تجهيزاتها مناسبة (حمام، ميكروفون).
7. من هو ضابط الارتباط (المنسق المسؤول لشؤون هذه المجموعة) مع اخذ ارقام هواتفه (مكتب، منزل، خلوي) احتياطياً لسهولة الاتصال، وهل هناك برنامج معد مسبقاً ليقوم الدليل بتنفيذه ام عليه اعداد برنامج؟
8. هل هناك اية احتياطات امنية أو أهمية خاصة لهذه المجموعة لتتم مراعاتها؟
9. الالتزام الكامل بالتعليمات الصادرة عن الجهة المنظمة لهذه الرحلة؟
10. التعامل بحرفية عالية من حيث احترام الضيوف وتقديم الخدمات؟
11. تقديم النصيحة لمنظم الرحلة حول أي موضوع ترى انه بالامكان ترتيبه بشكل افضل.
12. الاحترام والتقدير منذ البداية وحتى ما بعد انتهاء البرنامج بجميع من ساعدك على انجاز برنامج من موظف، سائق، محاسب، مدير، … الخ.
قاعدة ذهبية للعمل: (مستوى الخدمة الواجب تقديمه لا علاقة له بعدد افراد المجموعة).