إدارة المحفوظات في البنوك Bank Records Management

لم يحظ موضوع إدارة المحفوظات في البنوك بالحد الأدنى من الاهتمام من قبل إدارات البنوك رغم أهميته وحيويته لعمل واستمرارية البنك.
إن مفهوم إدارة المحفوظات لم يكن يمارس عالمياً من قبل البنوك بقواعده وأسسه العلمية حتى الخمسينات. وإذا نظرنا إلى البنوك في الأردن فتكاد تكون الصورة أكثر سواداً من حيث عدم اهتمام البنوك بإدارات المحفوظات.
ويعود ذلك لاعتقاد الكثيرين بأن إدارة المحفوظات كمضمون يعني حفظ وإتلاف المستندات الورقية التي انتهى العمل عليها وانقضت الحاجة إليها.
ذهبت معظم البنوك في العقدين الأخيرين لإعداد أدلة مكتوبة توثق إجراءات وسياسات أعمالها المختلفة (Policy Manuals\ Procedure Manuals) أو ما يسمى بدليل الإجراءات العملية (Sop,S) Standard Operating Procedures.
فنجد مثلاً دليل الإجراءات العملية للكفالات، للاعتمادات المستندية، لفتح الحسابات، الإجراءات العملية للكمبيالات... الخ ولكننا لا نجد من بين هذه الأدلة شيئاً يتعلق بإجراءات المحفوظات أو حفظ المستندات والمعلومات وإتلافها.
وحتى لو اعتبرنا أن إدارة المحفوظات من ضمن العمليات الداخلية المساندة لعمليات البنوك الأساسية (وظائف البنوك الأساسية تجاه زبائنها) فإن هذا ليس مبرراً لعدم الاهتمام أو لعدم وجود دليل موثق على مستوى إدارات البنوك، وذلك أننا نجد مثلاً دليلاً لسياسة أو لإجراءات التوظيف. ومن ناحية أخرى فإن المحفوظات تضم بنك المعلومات الذي لا يستطيع البنك أداء وظائفه أو تقديم خدماته بدونه.

أساس إدارة المحفوظات

إن مفهوم المحفوظات بالنسبة للبنوك يعني كل ما يحفظ ويرتبط ذلك بطبيعة الحال بمعلومات سواء كانت هذه المعلومات بشكل مستند أو تقرير أو محفوظة في وسائل حفظ فيلمية أو غيرها.
إذن فالمعلومة (المعلومات) هي أساس إدارة المحفوظات، وتجدر الإشارة إلى المراحل التي تمر فيها المعلومات لدى البنك.
- المرحلة الأولى: إنشاء أو خلق المعلومة أي اللحظة التي يكتب فيها على مستند أو التي يشغل فيها طابعة جهاز حاسوب.
- المرحلة الثانية: وجود المعلومة كمعلومة حيوية للاستعمال والتداول والاسترجاع، تمتد هذه المرحلة من بضعة أيام إلى عدة سنوات.
- المرحلة الثالثة: تخزين المعلومة حيث لم تعد المعلومة حيوية ويتم الاحتفاظ بها إما لأسباب قانونية أو لتوقع الرجوع لها مستقبلاً.
- المرحلة الرابعة: إتلاف المعلومات.
وتعني إدارة المحفوظات بأوعية المعلومات المختلفة من لحظة إنشائها وخلقها إلى لحظة إتلافها.
تصنيف المعلومات:
يمكن تصنيف المعلومات من عدة زوايا:
أولاً: من ناحية الإجراء المطلوب: معلومات بحاجة إلى اتخاذ قرار بشأنها.
معلومات لا تستدعي اتخاذ قرار بشأنها.
ثانياً: من حيث دوريتها: معلومات متكررة، معلومات غير متكررة.
ثالثاً: من حيث مصدرها: معلومات داخلية.
معلومات خارجية.
رابعاً: من حيث محتواها: معلومات تاريخية/ وثائقية
معلومات مرجعية/ مستقبلية.