رابعاً: التصنيف حسب الزمن/ التاريخ Date Order

ترتب المحفوظات بهذه الطريقة حسب تاريخ كل منها، مثال على ذلك:
1. حفظ المستندات المالية أو الكمبيالات التي تقدم للدفع في تواريخ محددة ترتب حسب التواريخ.
2. التعليمات التي تجمع سنة بسنة مثل القوانين والقرارات والأنظمة والبلاغات.
3. نسخ الرسائل الصادرة التي تحفظ بالملف العام حسب تسلسلها التاريخي ليسهل الرجوع إلى أية نسخة عند الطلب.
ويلاحظ من الأمثلة السابقة أن أساس التصنيف ليس فقط التصنيف الزمني أو حسب التاريخ إذ أن الملفات المذكورة هي لنوع/ لصنف معين من المستندات إضافة إلى تميزها بيوم أو شهر أو سنة معينة.
فالملف الأول هو كمبيالات يوم أو شهر، والملف الثاني يضم التعليمات أو القوانين لسنة معينة، والملف الثالث هو ملف الرسائل الصادرة لسنة معينة.
ويجب التمييز بين كون المستندات مصنفة ضمن ملفات على أساس الزمن أو التاريخ وبين قاعدة حفظ المستندات في الملفات أولاً بأول، أي ما يرد للحفظ أولاً يحفظ أولاً وذلك يعطي التسلسل التاريخي للأحداث والوقائع داخل الملف الواحد .(Chronological Order)
ولعل أوضح مثال على تصنيف المحفوظات على أساس الزمن أو التاريخ (Date Order) هو ما قام به فرع أحد البنوك في الأردن من حفظ جميع مستنداته لليوم الواحد في ملف بحيث يسمى هذا الملف "ملف يوم كذا" ويضم جميع ما تم من معاملات في ذلك اليوم.
إلا أنه سرعان ما ثبت فشل هذه الطريقة وخصوصاً في عملية الاسترجاع وخاصة كلما كبر حجم المحفوظات.

خامساً: التصنيف اللفظي/ الصوتي Phonetic

تم تطوير هذه الطريقة في التصنيف للمؤسسات أو الشركات التي يتوفر لديها أحجام كبيرة من الوثائق محفوظة بطريقة التصنيف حسب الاسم ((Filed By Name) وسبب ذلك هو أن كثيراً من الأسماء وخاصة "الأجنبية" تتشابه عند سماعها ولكنها تختلف عند تهجئتها.
ومن هنا تظهر الصعوبة في الوصول إلى المعلومات المطلوبة عن هذه الوثائق بالوقت المطلوب. ولمواجهة هذه المشكلة ظهرت هذه الطريقة في التصنيف لتجمع كافة الأسماء التي تتشابه عند سماعها في مكان واحد في غرفة المحفوظات.
وبموجب هذه الطريقة ترتب الأسماء هجائياً داخل 26 قسماً من الحروف والتي تستخدم لغاياتها ستة مجموعات فقط من حروف الصمت (Consonant Letters). بحيث يخصص لكل مجموعة رمز رقمي (Code Number) يستخدم لغايات الحفظ، ويستعمل هذا الرمز لكل حرف من حروف كل مجموعة على النحو المبين في الجدول التالي:
الرمز الرقمي مجموعات الأحرف
1 Bfpv
2 Cgjkqxsz
3 Dt
4 L
5 Mn
6 R
أما أحرف العلة (A,E,I,O,U) وثلاثة أحرف صمت أخرى هي (H,W,Y) فلم تعط أية رموز. ويستخدم الصفر (O) للتعبير عن عدم وجود أحرف صامتة بعد الحروف الأولى، ومثال ذلك (Day) والتي يرمز لها هكذا (Dooo) و (Show) ويرمز لها هكذا (Sooo).
وتتلخص تطبيقات هذه الطريقة بإتباع القواعد التالية:
1) من أجل الترميز لاسم معين تستعمل ثلاثة أرقام أحادية، ومثال ذلك اسم (Cood Year) حيث يرمز له برقم (G 306) وذلك بعد استخدام القاعدة المنوه عنها في الجدول المبين آنفاً وكذلك .L 100 Levy
2) يعتبر الحرفان المتشابهان حرفاً واحداً لغايات التصنيف، وعلى سبيل المثال (Abott) يرمز لها ( 103) و Farrell يرمز لها F 640 و Kelly يرمز لها K 400.
3) إذا سمع الاسم بأحرف من ذات المجموعة فإنها جميعها تأخذ رقم تلك المجموعة مهما بلغ عدد الأحرف، ومثال ذلك Biggs فإنه يرمز لها (B 200) و J 250 Jackson و M 263 Mccarthy و . O160 Opffer
4) إذا كان الحرف الأول متبوعاً مباشرة بحرف آخر مماثل أو مصنف معه في نفس مجموعة التصنيف في الجدول يعتبر هو والحرف الذي يليه حرفاً واحداً ولا يرمز له، مثال ذلك Czerny يرمز لها C 650 و Scott يرمز لها S300.
5) تعتبر أحرف العلة مع حرف Y عبارة عن فواصل لفظية، وبالتالي تعطى حروف الصمت رموزاً رقمية عندما تفصل بأحرف العلة أو بالحرف Y، الحرافن H و W لا يعتبران فواصل ولا يرمز لهما ويعتبران وكأنهما غير موجودين ومثال ذلك Ferhara يرمز لها F 660 و Mccliwal يرمز لها .M 244
وبعد الالتزام بهذه القواعد يتم فرز الوثائق وحفظها وفق ترتيبها الرقمي من 000 إلى 660 لكل حرف من الحروف الستة والعشرين الهجائية، ثم ترتب الوثائق هجائياً بين رمزين رقميين يدلان على الاسم الأول والاسم الأوسط أو الاسم الأخير.