ثانياً: التصنيف حسب الموضوع Categoriall Subject Order

في هذه الطريقة لا ينظر إلى أهمية الأشخاص، بل يتم الاهتمام بالموضوع نفسه الذي نرغب أن نجمع المستندات المتعلقة به، بصرف النظر عن اسم الجهة أو المنطقة التي تتعلق بها هذه المستندات، حيث ترتب الموضوعات على أساس علاقات منطقية بينها يمكن تحديد مكان كل موضوع داخل التصنيف والوصول إليه بسهولة.
ويمكن ملاحظة ذلك من خلال عملية التصنيف التالية لموضوعات شؤون الموظفين:
* التعيينات * الإجازات
* الترفيعات * الانتدابات والإعارات
* تأمينات الموظفين * انتهاء الخدمات
وبالإضافة إلى ذلك فإن كل موضوع من الموضوعات الرئيسية يمكن أن يبنى عليه تقسيم آخر لموضوعات فرعية مثل:
* شؤون الموظفين
* الإجازات:
- إجازات عادية
- إجازات مرضية
- إجازات دراسية
- إجازات أمومة
- إجازات حج.
خطوات إعداد خطة التصنيف الموضوعي:
1. تحديد النشاطات الرئيسية "الأبواب".
2. تحديد النشاطات الفرعية "الفضول" لكل نشاط رئيسي.
3. تحديد رؤوس الموضوعات "الفروع" لكل نشاط فرعي.
4. تحديد عناوين أو أسماء الملفات الخاصة لكل فرع.
5. مراجعة الخطة ومناقشتها مع المختصين.
مزايا هذه الطريقة:
1. سهلة، واضحة ومحددة ومختصرة، يفهمها من لا خبرة له بالعمل.
2. سهولة إضافة مواضيع جديدة، كذلك يمكن حذف أية موضوعات زائدة أو مكررة دون الإخلال بالشكل العام للطريقة.
3. تطبق على جميع أنواع المحفوظات.
عيوب هذه الطريقة:
1. صعوبة تصنيف الأوراق إذا كبر عددها وصعوبة استخراج الأوراق في بعض الأحيان لعلاقتها بأكثر من موضوع.
2. البطء إذ أن الموظف يحتاج إلى قراءة كل ورقة جيداً حتى يستوعبها لتقرير موضوع الملف الخاص بها.
3. الحاجة إلى فهرس يحدد الموضوعات وأماكن حفظها.
4. تحتاج إلى تدريب الموظفين المنفذين لاستيعابها والعمل بموجبها بسهولة.