الفصل الثالث

فهرسة المحفوظات

مفهوم الفهرسة

الفهرسة هي العملية التي بموجبها يتم إنشاء دليل أو بيان يضم أسماء وأرقام كافة الموضوعات أو المواد الفعلية التي تتعامل بها المؤسسة أو البنك لمساعدة الموظف المعني وإرشاده إلى رقم الملف المطلوب واسمه ومكانه مما يسهل عملية استعادة المعلومات والرجوع إلى المستندات والمعاملات المطلوبة بسرعة. فالفهرسة إذن هي حلقة الوصل بين مصدر المعلومات وبين الموظف أو المسؤول الذي يرغب في الحصول على هذه المعلومات. والفهرس هو الدليل أو البيان المقصود بعملية الفهرسة.
وللوصول إلى عملية الفهرسة يجب المرور بالمراحل التالية:
1. تجميع رؤوس الموضوعات.
2. دراسة وتحليل رؤوس الموضوعات.
3. رصد الموضوعات الفرعية تحت كل موضوع رئيسي.
4. الاتفاق على طريقة التصنيف.
5. تحويل طريقة التصنيف إلى فهرس.
يوفر فهرس الملفات والمعلومات المزايا التالية:
1. تحقيق الرقابة على الملفات والمعلومات وعدم ضياعها.
2. عدم تأثر العمل نتيجة تعاقب أو تغير الموظفين.
3. غياب تكرار وجود المعلومات أو الملفات المتشابهة أو المتكررة.
4. سرية وسهولة تناول وتداول الملفات والمعلومات.
5. المرونة في استيعاب التطورات المستقبلية.
6. سهولة الاسترجاع والحفظ.