ثالثاً: التصنيف حسب المنطقة الجغرافية Geographical Order

يتم تصنيف المراسلات مع العملاء والجهات الأخرى على أساس أسماء البلدان والمدن أو المواقع الجغرافية، بمعنى أن جميع المراسلات المتعلقة (بعملاء يقطنون في حي واحد أو مدينة واحدة أو في إقليم واحد) تحفظ في ملف واحد، ثم يتفرع عنها عدة ملفات يوضع في كل منها ما يخص البلدة أو الحي أو المدينة أو الدولة وترتب منطقياً معيناً.
وإذا كان عدد الملفات كبيراً في كل قسم يمكن إعادة تقسيمه إلى مجموعات فرعية حتى يصبح من السهل استخراج الملفات بسرعة فإذا كانت مقسمة حسب المدينة ثم وجد أن عدد الملفات كبير في كل قسم يمكن تقسيم المدن إلى الأحياء التي تتكون منها ثم الأحياء إلى شوارع والشوارع إلى بيوت ثم ترتب الملفات حسب الترتيب المنطقي المطلوب.
تحتاج هذه الطريقة إلى فهرس يرتب هجائياً حسب أسماء العملاء لتدعيم الترتيب الجغرافي لأن مشكلة ستظهر حين تطلب مراسلات معينة ولا يعلم الطالب الموقع الجغرافي الذي وردت منه هذه الأوراق أو إذا غير أحد المراسلين عنوانه.
مثال:
إذا أردنا تصنيف ملفات مؤسسة دولية لها فروع كثيرة داخل الأردن وخارجه، فيجري اتباع الطريقة الجغرافية التالية في التصنيف:
ترتيب أسماء البلدان وتعطى أرقاماً متسلسلة:
فروع الأردن 11
فروع لبنان 12
فروع البحرين 13
فروع الإمارات 14
فروع بريطانيا 15
فروع أمريكا 16
يجري ترتيب أسماء المدن للبلد الواحد وتعطى أرقاماً فرعية:
الأردن: 11
* عمان 11/ 1
* إربد 11/ 2
* الزرقاء 11/3
* لبنان 13
* بيروت 12/ 1
* صيدا 12/ 2
* طرابلس 12/ 3
ثم يتم تقسيم الفروع التالية للمدينة الواحدة كما يلي:
مدينة عمان 11/ 1
* فرع المدينة 11/ 1/ 1
* فرع الشميساني 11/ 1/ 2
* فرع الوحدات 11/ 1/ 3
* مدينة بيروت 12/ 1
* فرع المدينة 12/ 1/ 1
* فرع الحمراء 12/ 1/ 2
* فرع الكورنيش 12/ 1/ 3
مزايا هذه الطريقة:
1. يمكن استخدام الملف المطلوب بسرعة عند معرفة المكان الجغرافي الذي ينتمي إليه صاحب الملف.
2. يقل خطر الخلط بين ملفات الأشخاص الذين تتشابه أسماؤهم إذ أن الاحتمال ضعيف أن ينتمي هؤلاء الأشخاص إلى نفس القسم الجغرافي.
عيوب هذه الطريقة:
1. لا يمكن استخراج ملف أحد الأشخاص إلا إذا عرف اسمه وعنوانه، فإذا حدث ولم يعرف عنوانه أصبح استخراج ملفه أمراً في غاية الصعوبة إلا إذا احتفظت المؤسسة بفهرس هجائي بأسماء الأشخاص وعناوينهم.
2. في التقسيم حسب المحافظات يجب على الموظف أن يعرف أي المدن تنتمي إلى كل محافظة حتى يستطيع أن يلجأ إلى القسم الصحيح بسرعة.