فوائد برنامج إدارة المحفوظات

إن لوجود برنامج لإدارة المحفوظات متضمناً كافة جوانب المعلومات فوائد سريعة وبعيدة المدى بالنسبة للمؤسسة. نذكر منها:
1. استغلال المساحة الداخلية للمؤسسة/ البنك بشكل أفضل عندما يتم ترحيل وإتلاف ما لا يلزم للاستعمال من محفوظات.
2. زيادة كفاءة العاملين بالمؤسسة وعدم إضاعة وقتهم في البحث عن المحفوظات التي تطلب للعمل حيث أن وجود برنامج ونظام واضح لإدارة المحفوظات يجنب العاملين ضياع المستندات أو البحث عنها.
3. سهولة الوصول إلى المعلومات المطلوبة واسترجاعها.
4. إن وجود نظام ملفات جيد بالمؤسسة بجانبيه التعليماتي التصنيفي (Software) والمعدات والتجهيزات المستخدمة به (Hardware) يخفف على المؤسسة النفقات والمصروفات المتعلقة بذلك وخاصة إذا أخذ بالاعتبار التخطيط البعيد المدى.
5. الاستجابة للمتطلبات القانونية وخاصة أن إدارة المحفوظات تتضمن قواعد حفظ وإتلاف المستندات وبالتالي لا تقع المؤسسة في خطر إتلاف بعض المستندات التي لها آثار قانونية معينة تجاه طرف آخر (عملاء المؤسسة).
6. الرقابة على المستندات وبالتالي تخفيف العمل الورقي غير اللازم حيث يعني برنامج إدارة المحفوظات بالرقابة على الملفات/ النماذج/ التقارير ووسائل المحفوظات الأخرى.
7. حماية مستندات ومحفوظات المؤسسة في أوقات الطوارئ.
إن وجود برنامج لحفظ المستندات الحيوية المهمة (Vital Records) لدى المؤسسة يوفر لها هذه المستندات في حالات الطوارئ.

اعتبارات حفظ المستندات لدى المؤسسات والبنوك

إن احتفاظ البنوك بالذات بالأوراق والمستندات ينبثق من التزامها تجاه (الزبائن، العملاء، البنوك الأخرى) وهذا الالتزام القانوني التعاقدي وبشكل عام تحتفظ المؤسسات بالمستندات أيضاَ لنفس الغرض، وهو القيمة القانونية للمستند/ الوثيقة. إلا أن هناك اعتبارات أخرى تجعل المؤسسات تحتفظ بالمستندات نذكر منها:-
1) الاعتبارات الإدارية: وهذه نسبية تختلف من مؤسسة لأخرى ومن بنك لآخر.
2) الاعتبارات التاريخية: ويندرج تحت ذلك المحفوظات والمستندات التي تهم المؤسسة أو البنك ويتعلق بإنشائها ووجودها وتاريخها.
3) الاعتبارات الاقتصادية: وهذه اعتبارات مؤقتة وخاصة بظرف اقتصادي معين.
4) الاعتبارات المالية: ويندرج تحت هذه الاعتبارات المستندات ذات الالتزام المالي أو ذات القيمة المالية.
5) الاعتبارات العلمية: وهي المستندات/ الوثائق ذات القيمة العلمية.
6) الاعتبارات القانونية: وهذه هي أهم الاعتبارات وأبرزها والتي تجعل بل وتلزم البنوك والمؤسسات بالاحتفاظ بالمستندات والوثائق، وهي اعتبارات إجبارية إلزامية من جهات حكومية أو جهات مشرعة كالبنك المركزي بالنسبة للبنوك أو القوانين الخاصة بالمؤسسات والشركات.
قانون التجارة الأردني رقم (12) لسنة 1966:
تنص المادة (16) من قانون التجارة الأردني على ما يلي:-
المادة (16):
يجب على كل تاجر أن ينظم على الأقل الدفاتر الثلاثة الآتية:
أ‌) دفتر اليومية: ويجب أن يقيد فيه يوماً فيوماً جميع الأعمال التي تعود بوجه من الوجوه إلى عمله التجاري وأن يقيد بالجملة شهراً فشهراً النفقات التي أنفقها على نفسه وأسرته.
ب‌) دفتر صور الرسائل: ويجب أن تنسخ فيه الرسائل والبرقيات التي يتلقاها.
ج) دفتر الجرد والميزانية: اللذان يجب تنظيمهما مرة على الأقل في كل سنة.
كما تنص المادة (19) من القانون المذكور على ما يلي:-
المادة (19):
يجب على التاجر أن يحفظ الدفاتر بعد اختتامها مدة عشر سنوات.
إن البنك يعتبر بموجب أحكام قانون التجارة (تاجراً)، وبالتالي تنطبق عليه مدة الأحكام ولا يوجد أية قوانين أردنية أخرى تتعلق بموضوع المحفوظات وخاصة مدة حفظ وإتلاف الدفاتر المستندية التجارية.
وربما تكون هذه الثغرة سبباً في عدم اكتراث واهتمام البنوك والمؤسسات في موضوع المحفوظات، ولذلك فإن موضوع الاحتفاظ بدفاتر ومستندات البنك وتقرير مدد حفظها يعود لتنسيب أو قرار الإدارة العليا للبنك في ضوء أهمية هذه المستندات ومدى الحاجة للرجوع إليها في المستقبل.