الفصل الأول

إدارة المحفوظات

مفهوم إدارة المحفوظات

إن إدارة المحفوظات بمفهومها الواسع تتضمن الجوانب التالية:-
1) إدارة النماذج: تنظيم إصدار النماذج ومراقبة استعمالها وكميتها وكيفية تداولها وحفظها.
ويمكن القول هنا أن أفضل طريقة للرقابة على المحفوظات هي من لحظة وجودها أو إنشائها.
2) إدارة التقارير: من حيث إصدارها ودوريتها وتداولها وحفظها وإتلافها. وتكاد التقارير تشكل تحدياً للبنوك من حيث رقابتها وإدارتها خاصة وأن استخدام الحاسوب في معظم عمليات البنوك أدى إلى تزايد وتداخل إعداد التقارير التي تصدر وتستخدم، إضافة إلى ما شكله ذلك من عبء في المتابعة واسترجاع المعلومات المحتواة في التقارير.
3) أنظمة حفظ الملفات ويقصد بها الملفات الحيوية التي تستعمل يومياً وطريقة حفظها والمعدات المستخدمة بها.
4) قوائم مدد حفظ المستندات (والمحفوظات عموماً) وإتلافها ويتضمن ذلك أسلوب وتعليمات الحفظ والإتلاف.
5) ترحيل وتخزين المستندات والوثائق التي يلزم حفظها لمدة أطول وهذا يتضمن مكان ومركز الحفظ وأسلوب التخزين والاسترجاع.
6) برنامج حفظ المستندات (المحفوظات) الحيوية المهمة التي تؤثر مباشرة على وجود والتزامات واستمرارية عمل المؤسسة.
7) إدارة الأرشيف ويقصد بالأرشيف المكان الذي يتم فيه تخزين المستندات والمحفوظات والذي غالباً ما يكون خارج موقع المؤسسة.
8) وسائل الحفظ المصغر والمصغرات من ميكروفيلم، ميكروفيش، حفظ الصور إلكترونياً... الخ.
تتمثل الأهداف الرئيسية للاحتفاظ بالمستندات عموماً بما يلي:
1. توفير مرجع للمستقبل يثبت العلاقة التي قامت فعلاً ما بين المؤسسة والجهة المقابلة، ومثال ذلك أوامر الشراء، العقود لأداء الخدمات، اتفاقيات القروض.
2. إثبات الوجود القانوني للمؤسسة أو الشركة والذي تتطلبه تشريعات وقوانين الدولة التي تعمل بها. ومثال ذلك النظام الأساسي، اتفاقيات المشاركة ورخص مزاولة المهن.
3. الالتزام بأنظمة وتعليمات مستويات الفترات التي تحددها الحكومة والجهات المشرفة للاحتفاظ بالوثائق في المؤسسات والشركات.
4. دعم القرارات الإدارية والعمليات المالية التي تتخذ بحق جهات أخرى أو يتم إجراؤها لمؤسسات وشركات أخرى، وللموظفين بشكل عام، ومثال ذلك التعاميم العامة، قرارات الشراء التي تدعمها الكثير من الوثائق كعروض الشراء والكتالوجات وتحليل العروض، وأوامر الدفع وقرارات الموافقة على إضافة مشروعات معينة التي تدعمها وثائق دراسات الجدوى الاقتصادية.
5. ضمان استمرار المؤسسة أو الشركة بأعمالها لأنه بدون الوثائق باختلاف أنواعها لا يمكن لأي جهة رسمية أو خاصة أن تعمل أو تتخذ قرارات أو تجري الدراسات.