كما يستطيع سكرتير التحرير، بالتشاور مع رئيس التحرير أو مدير التحرير، أن يطلب زيادة في المواد المراد نشرها أو تعويض النقص بالصور والرسوم والعناوين، أو يطلب حذف بعض الأجزاء من الموضوعات الطويلة بحيث لا يؤثر هذا الحذف على المعنى الأساسي في الموضوع وبحيث لا يتعارض مع الشكل المطلوب إظهاره للصحيفة بحكم موقعه في إبراز معالم شخصيتها للقراء.

 

ويقوم سكرتير التحرير بتحديد أحجام الحروف الطباعية وهو ما يعرف (بالتبنيط) لأصول المواد التي تتجمع عنده، ويتم هذا التبنيط وفقًا لأسس فنية تأخذ في الاعتبار أحجام الحروف واتساع الأسطر لكل موضوع على حدة، وذلك تمهيدًا لإرسالها إلى أقسام جمع الحروف في المطبعة. والمقصود بالتبنيط هو وضع مقاييس أحجام الحروف واتساع الأسطر، وهي تتراوح بين حروف صغيرة بيضاء وسوداء من 9 أسود و 9 أبيض حتى الأبناط الكبيرة التي تجمع بها العناوين والمانشيتات في بعض الصحف العربية والأجنبية.

 

كما يقاس اتساع الأسطر بالكور أو (البيكا) وهو ما يعادل 12 بنطًا. وتتدرج هذه الاتساعات من 6 كور إلى 8 إلى 10 إلى 12 إلى 14 إلى 16... الخ. وقد يتطلب من عامل الجمع أن يصف الموضوع على عمودين أو أن تكون المقدمة فقط على عمودين أو ثلاثة بحيث تكون من 20 كور أو 24 كور أو 28 كور أو 36 كور....وهكذا..

 

ومع التطور التكنولوجي أصبحت الخيارات عالية ولم يعد الكور ثابتًا. بل يمكن اختيار 20.5 مثلاً أو 36.5.

 

ويكون تبنيط الحروف حسب أهمية الموضوعات، فالعناوين تجمع غالبًا بحروف ثقيلة سوداء لزيارة الجذب ولفت النظر إليها، ولأنها تلخص أهم ما في الخبر أو المقال من معاني ودلالات. وكذلك مقدمات الأخبار والموضوعات الصحفية التي تجمع هي الأخرى بحروف ثقيلة كبيرة وبأسطر ذات اتساع أكبر من بقية الأسطر التي تتكون منها نصوص الموضوعات، ثم يجري التركيز داخل الموضوعات وفي عمق المتون على بعض الفقرات الهامة بهدف إبرازها فتجمع بحروف ثقيلة سوداء لأنها تشكل خلاصات أساسية يريد كاتب الموضوع أو محرره التأكيد عليها وإبرازها بشكل واضح.

 

وقد جرى العرف الصحفي على إحداث تنويعات داخل الموضوعات الصحفية بحيث يزيد ذلك من جاذبية الصفحة وإعطائها قدرًا محسوسًا من الفنية والجمالية. وهناك موضوعات تظهر كلها بحروف ذات أبناط كبيرة الحجم وموضوعات أخرى تظهر بحروف ذات أبناط صغيرة، والمسألة نسبية طبعًا، تتم حسب أهمية الموضوع والحيز المكاني المسموح به ورؤية المحرر أو المخرج الفنية والسياسية، فإن سياسة النشر في الصحيفة تلعب دورًا هامًا في تقدير المسائل الفنية، فهناك الصحف التي تهتم بالإثارة ونشر الصور الكبيرة والعناوين الضخمة والألوان الصاخبة، وهناك الصحف الخاصة بالنخبة أو الصفوة التي تعتقد أن مهمتها الإعلامية تتمثل في تناول الموضوعات بهدوء وعقلانية.

 

وترتبط بعمل سكرتير التحرير، أيضًا، مسألة عدد صفحات الجريدة واحتمال زيادتها في حالة وجود كمية أكبر من الإعلانات، وكل ذلك بالتنسيق والتشاور مع رئيس التحرير وقسم الإعلان، وكذلك التعاون بين الإدارة من ناحية، وسكرتارية التحرير من ناحية أخرى.

 

ويتوقف ترتيب وتنفيذ هذه المهام والوظائف التي تتولاها سكرتارية التحرير على تنظيم أقسام التحرير والعاملين فيها وعلى المطبعة. والمبدأ الأساسي هو أن سكرتير التحرير يجب أن يحدد لنفسه جدول عمل محددًا على سبيل التجربة ثم يثبته ويستمر فيه بحزم خلال المدة اللازمة. ولا يمكن تغيير هذا الجدول إلا في حالة وقوع أحداث هامة وطارئة، ويجب أن يرتبط ارتباطًا وثيقًا بمواعيد عمل المطبعة، وعلى هيئة التحرير كلها أن ترضخ لمتطلبات هذا الجدول، فأمام سكرتير التحرير عقبات ثلاث يجب أن يجتازها وهي: الوقت وطول النص المكتوب ودقة الماكيت.

 

ويجدر التنبيه إلى أن التخطيط الذي يعده سكرتير التحرير على إثر الاجتماعات الصباحية التي تتم في الصحيفة، قد يتعرض للانهيار أو التغيير من أساسه لأسباب طارئة، الأمر الذي يقلب الاستعداد الذي بدأ في أول النهار لينهار في آخره أو ربما والجريدة توشك أن تلتهمها المطبعة بما فيها من مادة، مما يوجب على سكرتير التحرير أن يضع خطته على أساس أن يكون هيكل الجريدة مرنًا على استعداد لهذه الظروف الطارئة، وهو في هذه الحالة يرسم صفحاته بطريقة مرنة قابلة للحركة والحذف والإضافة، فإذا مر اليوم مع الليل بسلام ولم تتأثر خطته لأحداث غير متوقعة، كان بها، وإلا كان على سكرتير التحرير أن يواجه الظرف الطارئ بأعصاب هادئة وشجاعة وسرعة اعتمادًا على مرونة الهيكل الذي رسمه وأعده حتى تصدر الصحيفة في موعدها.